別急,這部分最重要!

確保流程改善的長效運行~改了之後,真的變好了嗎?

流程優化不能只做一次,
如何確保它真正長久有效?

企業投入大量資源改善流程,
但過了一段時間,效率又開始下滑,
甚至回到原本的狀況。

問題出在哪裡?
真正的挑戰在於,
如何確保改善成果持續發揮效益,
並預防問題再次發生

本篇將延續前面案例,
透過科技業、物流業、餐飲業三大案例,
解析如何建立長效監控機制、
風險預防策略與持續優化方案,
流程改善不只是一次性的行動,
而是企業競爭力的持續提升

從前篇"流程改善進化"到防錯機制設計,
我們延續三大產業案例 X 防錯策略。

案例一延伸:製造業D公司

 ~流程制度化、標準化

解法整合+防錯方法:

1.SOP 標準作業流程建置
 → 強化操作一致性,
   避免個人自由發揮。
 🔸對應防錯方法:順序(依標準順序執行)

2.錯誤預防設計
 🔸零件只能單一方向組裝
  → 相符(檢查是否完全符合)
 🔸模具切換裝設感測器提醒
  → 警告(提示使用者)+自動(限制錯誤操作)

3.持續稽核與現場觀察
 → 定期巡查流程偏差,
   確保標準落實。
 🔸對應防錯方法:複製(將正確作法標準化重複推行)

案例二延伸:金融業 E銀行
~系統與風險防控整合

解法整合+防錯方法:

1.電子表單加入欄位驗證與必填限制
 🔸對應防錯方法:自動(自動限制)+警告(提醒錯誤輸入)

2.系統設計風險評估分數自動產出
 → 減少主觀判斷錯誤
 🔸對應防錯方法:保險(多重步驟確保正確)

3.建立稽核流程與留痕機制
 → 每筆動作都有紀錄,
   追蹤風險來源
 🔸對應防錯方法:層別(可識別不同類型錯誤來源)

4.前線工作坊反饋改進痛點
 → 創造參與感與改善持續性
 🔸對應防錯方法:隔離(分開領域與需求達保護效果)

案例三延伸:零售業 F超市

~門市運作優化文化的建立

解法整合+防錯方法:

1.建立「門市流程優化守則」與員工日常檢查表
 → 統一規範,
   避免每間門市執行落差
 🔸對應防錯方法:層別(分辨不同工作區與操作)

2.每日 KPI 可視化圖表
 → 即時檢查改善成效與問題發生率
 🔸對應防錯方法:相符(檢查執行結果是否完全符合標準)

3.獎勵制度鼓勵創新提案與經驗分享
 → 形成自發性優化循環
 🔸對應防錯方法:複製(將成功經驗複製推行)

4.彈性調整門市動線、避免擁擠
 → 減少排隊與商品難找問題
 🔸對應防錯方法:緩和(降低錯誤造成的影響)

【流程改善的真正終點】
—確保長效運行,讓優化變成習慣—

流程優化不能只停留在一次性改變,
而應該建立長期監控、
風險預防與持續改善機制

只有當改善成為企業日常的一部分,
流程優化才能真正帶來競爭優勢。

我是陶育均,歡迎線上繼續交流~

更多的【流程改善術:
優化改進與持續領先的關鍵一課】:
https://futuretalent.pse.is/process_taoyugin


找到問題了,然後呢?

流程改善的設計與執行~找到問題了,然後呢?

找到問題只是開始,真正的挑戰是如何「改」!

許多企業發現流程問題後,
設計的改善方案卻無法落地,甚至引發更大阻力。

如何確保方案可行?
如何避免改善過程中的衝突?

本篇透過精實生產、自動化系統導入、門市優化三大案例,
帶你了解如何設計真正能執行、能見效的流程改善計畫!

在"問題找對了嗎?"這篇中,

我們從價值流與顧客需求的角度出發,
找出了流程中的浪費與痛點;

找出問題只是起點,怎麼設計可落地的改善方案,
才是決定成敗的關鍵

本文透過三個行業的實際案例,
示範如何應用流程工具與方法,
從混亂到系統化,將改善設計變得有依據、
有步驟,並可落實執行。

 
                                 

案例一:製造業
~從「局部小改善」到「廣泛影響的精實優化」

公司背景:

D公司是一家中型汽車零件製造商,
最近因市場需求提升,產能明顯吃緊,
導致訂單交期延長。

管理層原本計畫擴大產線,
但經過前期數據分析,
發現真正的問題並非產線不足,
而是生產過程中的浪費過多,導致效率低落

🎯 流程改善方法應用:

第一步:局部小改善(範圍小,流程短)

● 工具:

腦力激盪、小組討論、5W2H

● 應用:
先讓產線員工透過5W2H
(何時、何地、為何、如何……)
分析作業問題,
並利用腦力激盪討論改善方案。

第二步:單一任務優化(範圍小,流程長)

● 工具:
SOP優化、時間研究

● 應用:
○ 重新設計SOP,
 減少工人不必要的移動。
○ 用時間研究(Time Study)
 找出換線時間過長的關鍵因素,
 並導入SMED(快速換模)技術,
 減少停機時間。

第三步:大範圍影響的精實改善
(範圍大,流程長)

● 工具:
VSM(價值流分析)、PDCA

● 應用:
○ 透過VSM(價值流圖)分析
 從原料進廠到成品出貨的全流程,
 找出非增值活動(浪費)。
○ 進行PDCA循環
 (計畫、執行、檢查、行動),
 持續優化生產流程。

🔹 成果與學習點:

D公司在三個月內,
平均生產時間縮短了15%,
庫存水準下降了30%。

這個案例說明了,
在設計改善方案時,應該先消除流程中的浪費
而不是直接投入新設備或擴增產線,
避免不必要的資源浪費

案例二:金融業~數位化≠自動化,先優化流程再導入系統

公司背景:

E銀行在第一階段分析時發現,貸款審核的延誤
主要來自於跨部門資訊傳遞不順暢,
導致客戶等待時間過長。

管理層希望透過數位化工具
來解決這個問題,
但如何確保改善方案落地成為挑戰。

流程改善方法應用:

第一步:分析現況流程(範圍大,流程長)

● 工具:
SIPOC(現況流程圖)

● 應用:
先畫出SIPOC
(供應商-輸入-流程-輸出-顧客)流程圖,
找出每個環節的責任歸屬與資訊流斷點。

第二步:精準優化(範圍小,流程長)

● 工具:
SOP優化、時間研究

● 應用:
○ 設計電子審核表單,
 確保申請人一次填妥所有必要資訊,
 減少來回補件。
○ 重新定義審核流程,
 將「初審」與「風控」合併,減少等待時間。

第三步:數位化落地(範圍大,流程長)

● 工具:
PDCA循環

● 應用:
○ 建立系統Dashboard監測審核進度,
 並設計KPI指標
 (如:審核完成率、案件流轉時間)。
○ 透過PDCA
 讓系統優化成為一個持續改善的過程,
 而非一次性變革。

🔹 成果與學習點:

透過這樣的分步優化,E銀行成功將貸款審核時間
從7天縮短到4天,客戶滿意度提升。

流程自動化不只是引入科技工具,
而是要配合流程優化與員工培訓,
才能真正發揮數位化的效益


案例三:零售業~協作衝突,用數據與試點化解爭議

公司背景:

F連鎖超市發現,部分門市的營運效率較低,
顧客購物體驗不佳。

第一階段分析指出,
主要問題來自門市動線設計不良、結帳區過於擁擠。

然而,在執行改善時,內部團隊意見分歧,
特別是店長與總部的觀點衝突,
導致改善計畫難以落地。

流程改善方法應用:

第一步:局部小改善(範圍小,流程短)

● 工具:
腦力激盪、小組討論

● 應用:
讓總部與店長組成改善小組,
透過腦力激盪列出顧客常見痛點
(如擁擠、找不到商品)。

第二步:數據分析(範圍大,流程長)

● 工具:
顧客旅程圖、VSM(價值流分析)

● 應用:
○ 繪製顧客旅程圖,
 標記購物高流量區域與排隊瓶頸。
○ 用VSM(價值流圖)
 分析顧客購物流程,
 找出哪些流程可以優化。

第三步:試點測試(範圍小,流程長)

● 工具:
PDCA循環

● 應用:
○ 先選擇三家不同類型門市
 (市中心、社區型、郊區型)作為試點,
 測試新的動線設計。
○ 設立KPI追蹤
 (如結帳時間、顧客停留時間、滿意度)。
○ 透過PDCA迭代改進,
 確保優化方向正確。

🔹 成果與學習點:

流程改善不只是技術問題,
更是管理與協作問題。

當內部有不同意見時,
透過試點測試與數據支持,
可以有效化解爭議,
確保改善計畫順利落實。

這三個案例告訴我們,
流程改善不能只靠「直覺決策」,
而是要根據流程長短與影響範圍大小,
來選擇適合的工具。

下一篇,
我們將探討如何持續追蹤改善成果、
建立風險預防機制,
讓流程改善不只是一次性行動,
而是組織的競爭力!

我是陶育均,歡迎線上繼續交流~

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問題找對了嗎?

 企業流程改善的起點~問題找對了嗎?

企業經常急於解決流程問題,卻發現效果不佳,

甚至投入大量資源後仍無改善。
真正的關鍵在於,
問題找對了嗎?

在企業經營過程中,流程效率的高低,往往決定了競爭力的強弱

許多公司意識到流程問題後,急於尋找解決方案,

卻忽略了最關鍵的第一步:準確識別問題與需求

企業流程改善的成功關鍵,在於準確理解需求與痛點,並找出可改善的機會
如果方向錯誤,再多的努力都是徒勞

本篇將透過製造、金融、零售三大行業常見案例,
說明如何正確發掘流程問題,確保改善計畫能真正發揮效益。

案例一:製造業的生產延誤問題~從數據發掘瓶頸

公司背景:

A公司是一家中型電子零件製造商,主要為國際品牌提供代工服務。
近一年來,生產交期頻繁延誤,導致客戶滿意度下降,甚至流失了一些大客戶。

問題識別過程:數據揭露隱藏的痛點

管理階層原以為問題出在機器設備老舊,計畫投資新設備來提高生產效率。
然而,在正式投資前,營運主管建議先分析生產流程的數據,以確保決策方向正確。

1. 蒐集生產數據:

  • 訂單處理時間

  • 物料供應時程

  • 產品製造各階段的工時

  • 不良品率

2. 發現真正的瓶頸:

數據分析後發現,生產線上的設備運行時間並無異常,但原料供應的延誤才是主要問題
許多關鍵零件無法及時送達,導致生產排程混亂,甚至需臨時調度其他產線來補貨。

3. 發掘改善機會:

  • 與供應商重新談判交貨週期,確保關鍵零件的供應穩定性。

  • 優化內部倉儲管理,建立安全庫存機制,以降低生產中斷風險。

  • 透過ERP(企業資源規劃系統)即時追蹤供應狀況,提前預警可能的延誤問題。

@關鍵學習點:

許多企業在遇到流程問題時,容易依靠直覺判斷原因,
但透過數據分析,能幫助企業更準確地找到真正的瓶頸,避免錯誤的投資與決策。


案例二:金融業的客戶抱怨增加~跨部門協作效率低落

公司背景:

B銀行近期發現,客戶滿意度調查的分數下降,客戶抱怨電話也明顯增加。
問題主要來自於貸款審核時間過長,導致客戶流向競爭對手。

問題識別過程:從員工訪談找出真正的問題

銀行高層原以為是授信部門審核流程太繁瑣,計畫簡化作業規範。
但實際訪談前線員工後,發現問題並不在「審核時間長」,
而是跨部門資訊不透明,導致作業延誤

1. 深入了解作業流程:

銀行貸款審核涉及多個部門,包括:
業務部 → 授信部 → 法務部 → 風控部

  • 業務部:確認基本資格

  • 授信部:審核財務狀況

  • 法務部:確認擔保品文件

  • 風控部:最終核准

2. 關鍵問題點:資訊傳遞不流暢

  • 部門間仍習慣使用Email、紙本文件傳遞資訊,導致文件遺失或延誤。

  • 員工發現錯誤時,需重新來回確認,增加作業時間。

  • 客戶經常致電詢問進度,但業務部無法即時獲取審核狀況,導致溝通困難。

3. 發掘改善機會:

  • 導入數位化貸款審核系統,讓所有部門能即時查看案件進度

  • 設置內部即時通訊工具,讓不同部門能快速協作,減少等待時間。

  • 設立客戶自助查詢系統,讓客戶可自行追蹤申請進度,降低客服負擔。

@關鍵學習點:

流程問題不一定是「單一部門」的錯誤,
許多時候是「跨部門溝通」導致的效率低落。
透過員工訪談,能夠從第一線的角度發現真正的問題點,
避免「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的錯誤決策。


案例三:零售業的顧客流失~找出影響銷售的關鍵因素

公司背景:

C連鎖超市近期發現,某些門市的銷售額大幅下降
初步假設是競爭對手開設新店,導致市場被瓜分,
但實際分析後發現,問題並不僅於此。

問題識別過程:找出關鍵痛點

C超市團隊使用客戶消費旅程
追蹤顧客從進入門市到結帳的完整流程,發現以下問題:

1. 主要問題點:結帳動線設計不良,影響顧客購物體驗

  • 結帳排隊時間過長,導致部分顧客放棄購買,甚至直接離開。

  • 自助結帳機過少,造成高峰期人潮擁擠,影響消費體驗。

  • 部分門市的貨架擺放混亂,顧客找不到商品,降低購買意願。

2. 發掘改善機會:

  • 增設更多自助結帳機,減少顧客等待時間。

  • 重新調整門市動線設計,讓顧客能更順暢找到商品並結帳。

  • 透過數據分析,預測高峰時段,提前增派人員至結帳區服務。

@關鍵學習點:

顧客流失的問題,可能並非「價格」或「競爭對手」造成,
而是「流程體驗」影響了消費決策。

透過客戶消費旅程,可以找到顧客行為中的關鍵阻礙點,並進行針對性改善。



結論:流程改善從正確的問題診斷開始

問題找對了,後續的改善計畫才有機會發揮最大效益。
下篇文章"
找到問題了,然後呢?"
我們將探討
如何設計與執行有效的改善方案

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"理想豐滿,現實骨感"的挑戰與破解之道

理想很豐滿,現實很骨感:流程改善的挑戰與破解之道

我們都知道,創新流程改善可以為企業帶來多方面的好處,
例如提升競爭力、降低成本,並優化內部運營。

企業在營運中,往往希望流程能夠順暢高效,
但現實卻充滿挑戰!

當流程不在掌控中,如何化限制為機會?
當流程非權責可控,該如何改善?
當跨單位或外部衝突頻發,該如何協調?
當法規與環境變遷帶來限制,又該如何應對?

面對這些問題,企業或許無法完全掌控所有變數,
但透過數據化管理、跨部門協作、合規策略與風險預警,
仍能找到最佳解決方案。

讓流程不再成為企業成長的絆腳石,
而是邁向成功的助力!

接下來,就讓我們各個擊破,
並透過案例,加深大家印象。



1. 流程非權責可掌控,如何改善?

當流程不在自己的權限範圍內,
直接改變可能有困難,
但仍可透過以下方式促進改善:

(A) 提供數據與證據
收集現有流程的問題點,
如效率低落、錯誤率高、影響客戶滿意度等,
並以數據支持改善建議,
讓決策者認同改變的必要性。

(B) 尋求支持與影響力
透過主管、關鍵決策者或同事協助,
建立影響力,爭取改變的機會。

(C) 提出替代方案
如果直接改變不可行,
可提出可行的替代做法,
例如透過科技輔助、調整相關作業流程,
或與負責單位合作以漸進式改進。

(D) 建立溝通機制
與流程負責單位建立良好溝通,
讓他們理解改善的好處,
並共同尋找可行解決方案。

案例:物流配送延誤

問題點
A 服飾電商公司依賴第三方物流配送,
但配送時間不穩定,導致客戶抱怨。
由於物流並非電商公司直接掌控,
因此難以直接改善配送效率。

解決方案

(A) 數據分析預測物流延遲
透過 AI 分析不同物流公司的配送速度,
推薦最快速的配送選項給客戶。

(B) 設立緊急備用方案
當主要物流商延遲率超過標準時,
系統自動改派其他物流公司。

(C) 主動通知客戶
若配送延遲,系統主動通知客戶預計送達時間,
降低客戶抱怨率。

改善成效
透過以上改善點,
訂單延誤率下降,
客服詢問「訂單去哪了?」的案件減少,
客戶滿意度提升。



2. 跨單位或外部單位衝突多,如何處置?

涉及多個單位時,
可能因目標不同、利益衝突或資源分配問題而產生阻力。
解決方式包括:

(A) 建立共同目標
確保所有相關單位都理解流程改善的最終目標,
如提高效率、降低成本、提升客戶滿意度等,
讓各單位找到共同利益點。

(B) 透明溝通與協調
定期召開會議,讓各單位充分表達意見,
確保資訊透明,減少誤解與不滿。

(C) 尋求高層支持
若衝突無法透過溝通解決,
可請高層主管介入,
提供決策方向與資源支持,推動合作。

(D) 試行與調整
針對爭議點,可先進行小規模試行,
根據結果再進一步調整,降低各單位的抗拒心理。


案例:銀行 IT 部門與業務部門的衝突

問題點
某大型銀行計畫進行數位轉型,
導入 AI 聊天機器人與線上貸款系統,
以提升客戶體驗。

然而,IT 部門強調系統安全與穩定性,
要求嚴格測試,導致開發進度緩慢。
業務部門則希望盡快推出功能,
以搶佔市場先機,雙方因此發生衝突。

解決方案

(A) 建立共同目標
銀行管理層召開跨部門會議,
確認雙方共同的最終目標是
「提升客戶滿意度與市場競爭力」,
而非單純追求速度或安全。

(B) 透明溝通與協調
建立每週固定會議,
確保 IT 與業務部門能夠同步掌握開發進度,
降低資訊不對稱問題。

(C) 試行與調整
決定先在部分分行試行 AI 聊天機器人,
IT 部門確保系統安全,
業務部門獲得市場回饋,
根據結果再逐步優化。

改善成效
AI 機器人成功降低客服工作量,
提升顧客滿意度,
也消弭 IT 及業務部門的衝突。



3. 流程受法規或環境限制,如何處理?

若流程受限於法規、環保要求或其他外部約束,
可考慮以下策略:

深入研究法規與標準
與法務或專家合作
運用科技輔助合規管理
調整內部政策
積極參與政策討論
預留彈性空間

案例:食品產業法規變更

問題點
某食品加工廠因政府新規定,
所有包裝食品需標示「過敏原資訊」。

然而,公司現有包裝機無法即時加印此資訊,
若直接更換設備,成本過高。

解決方案

(A) 短期解決方案
在包裝外部加貼「過敏原標籤」,
快速符合法規。

(B) 中期解決方案
導入可變資料印刷機,
使未來可靈活調整包裝資訊。

(C) 建立法規監測團隊
定期關注食品法規變動,提前應對。

改善成效
符合法規要求,避免罰款,
包裝調整成本降低。


在教學中,最常遇見的問題就是如何優化客戶服務的流程
以 B2C(企業對消費者)來說,
我們的日常生活中,也有許多值得借鏡的流程改善方式,例如:

1. 優化客戶回饋機制,快速改善問題

客戶可透過簡訊、APP 或餐廳內的 QR Code 直接提供意見。
企業能夠即時查看回饋,並在 24 小時內處理問題,
大幅提升顧客滿意度。

2. 建立會員制度,強化客戶關係

連鎖咖啡店的「會員計畫」,
提供會員專屬優惠與累積點數機制,
並根據消費行為推送個人化優惠,
成功提高會員回購率。

3. 主動式服務,提升客戶體驗

提前預測客戶需求,
例如主動關心客戶使用狀況,
提醒合約或維修保固到期等。
取代被動等待客戶來詢問,
改採主動提供協助,
大幅提升顧客滿意度。

4. 建立「一站式」客服窗口,減少顧客被轉接的困擾

電信公司的顧客可以透過 APP、門市或客服專線等不同管道獲得一致的服務。
整合客服資訊,減少人工客服的轉接問題,
即使不同客服人員接手,
也能提供無縫服務,提升顧客體驗。

5. 自動化與數位化,提高服務效率

這是大部分消費者的痛點。
你我都曾經經歷過電話客服的漫長等待。
透過 AI 回應顧客訂單與物流查詢,
可以大幅降低人工客服的負擔,
縮短回應時間,進一步提升客戶滿意度。

流程改善是企業永續經營的關鍵

不論是非權責可控的流程、跨部門衝突、法規環境變數,
還是客戶服務流程的優化,
企業都能透過流程優化、數據分析、協作機制來降低風險並提升效率。

流程管理並非一次性的專案,
而是企業持續優化的核心競爭力。

透過靈活應對與創新策略,
企業才能在不確定的環境中持續成長,
保持市場領先地位。