第一次做的專案，沒經驗又難估時程？
掌握這四步驟，
從混亂中找出合理節奏
從一次意外出貨事故，
看見新手專案的隱藏危機。
在一家中型生活用品公司，
行銷部主導開發一款限量贈品，
預計搭配母親節檔期推出。
這是行銷部第一次主導完整專案，
團隊成員士氣高昂、創意滿滿。
設計草圖很快拍板，
外包商也順利找到。
但問題來了，
預計出貨日為５月５日，
直到４月２５日，
樣品才剛進公司，
還沒開始大量生產。
後端的品檢、包裝、物流等關鍵作業，
全卡在「還沒開始」。
最後只好倉促上陣，
導致包材尺寸不合、
物流標錯、甚至延遲出貨，
被百貨業者要求賠償、
也損及品牌信譽。
這不是不努力的問題，
而是沒經驗時，
常犯的「估錯時程」錯誤。
為什麼沒經驗，
時程就容易估錯？
剛接專案時，
大家常以為只要專案夥伴認真做、
照著Ｔｏ－ｄｏ ｌｉｓｔ執行，
就能準時完成。
但現實中，
真正導致延遲的，
往往不是「某一件沒完成」，
而是：
‧ 前一階段延遲，導致後面全部延後
‧ 忘了安排交接期與緩衝時間
‧ 沒注意到其他部門的作業時程
‧ 以為今天交出去，明天就有回覆
特別是第一次主導，
沒親自走過每一步，
更難掌握「看不見的耗時點」。
所以，
與其硬抓時程，
更需要的是一套
「拆解流程、檢查依賴、安排緩衝」
的思考架構。
四步驟，
幫你從混亂中找出合理時程：
一、先別排時程，先畫出流程圖
用最簡單的方式，
把「這個任務從開始到結束」
需要經歷的步驟列出來。
像這樣的流程圖：
設計確認（３天）→ 發包廠商（１天）→ 打樣（５天）→ 修改樣品（３天）
→ 大量生產（７天）→ 品檢（２天）→ 包裝（３天）→ 出貨（２天）
光這樣看，
好像都很簡單？
再想深一點：
「誰負責這段？」
「這段需要多少時間？」
「前後有沒有依賴關係？」
你會發現：
「設計改版」可能需要等主管審核兩天；
「打樣」需要５天；
「大量生產」還要排產線，沒這麼快；
「包裝」要等包材先到，等等。
這一步驟的重點是
「用流程圖把隱藏細節具現化」，
讓團隊能一起檢視，
找出風險與關鍵點。
◎工具建議：流程圖、甘特圖、泳道圖。
二、標記「依賴關係」
與「無法壓縮」的項目
不是所有任務都能同時進行。
只要有「非得等前一項完成，才能開始」的，
就是「依賴關係」。
比如：
「包裝前一定要先完成品檢」
「廠商要有設計檔才能開始打樣」
這些，都是無法跳過的。
而「無法壓縮」則是指：
就算你催，也無法縮短的時程。
例如：樣品寄送物流就是需要三天；
包裝人力每天最多只能包２００組。
這兩類項目決定了整個專案的「最短時間」，
務必標示清楚，避免誤以為可以同時壓縮。
◎工具建議：關鍵路徑法、前置檢查清單
前置檢查清單如下：
前置檢查清單的用途與好處:
✅ 預防疏漏：在專案執行前即確認所有資源與條件，避免因遺漏造成延誤。
✅ 共識建立：透過書面確認，確保各方理解一致，降低溝通成本。
✅ 管理標準化：讓流程制度化，不依賴個人經驗。
✅ 提高效率：避免中途因資訊不足、資源未備妨礙進度。
前置檢查清單適合在以下時點使用：
1. 專案啟動前一週內，由負責人召集相關人員一同確認
2. 重大節點轉換（如從設計進入打樣)時，確保前一階段已 完成所有輸出物
3. 供應商合作前，作為雙方合約與交付依據
4. 與客戶溝通時，提升專業度與信任感
三、安排「緩衝區」與「檢查點」
實務中常見三種延遲來源：
１．跨部門溝通（如：等待採購簽核）
２．等待回覆（如：外包廠商需來回確認）
３．不確定因素（如：打樣不合要重來）
因此，合理時程不是「最理想狀況」的加總，
而是加入必要緩衝。
建議的做法是：
在關鍵節點後，安排「緩衝區」，
以及在每一階段結束後，加上「檢查點」：
‧ 檢查點：任務是否完成？
結果是否符合下一階段需求？
‧ 緩衝區：預留時間，吸收前一階段的誤差。
◎工具建議：
里程碑排程、滾動式規劃
產品開發里程碑排程表如下：
四、把時間「往前抓」，
不是「往後補」。
許多人排時程時的錯誤順序是：
「我們５／５要出貨→ 品檢排５／３→ 包裝排５／２→ 生產５／１開工……」
這樣的排法會導致
「所有事情都剛剛好」，
一出狀況就全延誤。
正確做法是：
「從最早能開始的日子開始安排」，
一路往後排，並提早完成，
保留緩衝空間。
像是：
「今天４／１０，我們就能把設計圖交給廠商→ 打樣最快４／１７回來
→ 修改樣品到４／２１→ 大量生產從４／２２開始……」
將任務的起始點盡可能提前，
在條件允許的情況下提早啟動準備，
透過提早行動爭取彈性時間。
不要等到任務快到期才驚覺時間不夠，
避免「出事了再補救」，
因為補救行為往往會犧牲品質、
增加加班與壓力，
以及因為時間緊迫無法完整執行必要流程（如品檢、回饋修正）。
這種安排方式，
才有餘裕應對突發事件。
◎工具建議：
反向時程法、最早開始日
常見誤區：
不是你不努力，
而是「估錯起點」。
許多新手專案負責人其實非常認真，
也有責任感。
但之所以最後搞得焦頭爛額，
並不是能力不好，
而是因為：
‧ 低估了「溝通等待」與「調整重工」的耗時
‧ 沒有預留檢查與修正的時間
‧ 用自己能完成的速度，當作整體速度的依據
‧ 所有人都在趕，卻還是延遲
當你沒看見「背後的流程與依賴」，
就很容易只看到「這階段快點做完」，
結果整體時程卻更混亂。
用流程圖找出專案的時間地雷
以下是一個實際範例（簡化版）：
◎行銷贈品專案流程圖：
設計確認（３天）
↓Ｙ
發包（１天）
↓Ｙ
打樣（５天）Ｎ
↓Ｙ
樣品修改（３天）
↓Ｙ
大量生產（７天）
↓Ｙ
品檢（２天）
↓Ｙ
包裝（３天）
↓Ｙ
出貨（２天）
若打樣不合格，
會回到設計修改再重打樣；
若包材未到，
包裝會延後；
每個箭頭其實都藏有風險與等待。
如果你是主管，
可以和新人一起討論流程圖與風險點；
如果你是專案負責人，
不妨每次都用流程拆解，
來幫助自己思考
「這件事應該多久做完」，
而不是只問「你什麼時候可以交」。
別讓沒有經驗，
成為混亂與延遲的藉口。
建立一套思考與排程的方法，
才是真正提升專案成功率的關鍵。
互動留白：
請試著畫出你的任務流程圖
請選擇你目前參與的任務，
回答下列問題：
☐ 我目前的任務是：
☐ 我的任務流程大致為：
☐ 哪些階段一定要等前一階段完成？
☐ 我發現最容易估錯的環節是：
☐ 接下來我會多安排緩衝與檢查點在：
☐ 我排的時間是理想的，還是有考慮現實風險？