「破解流程迷宮!7 大步驟讓工作效率大幅提升!」

「破解流程迷宮!7 大步驟讓工作效率大幅提升!」 

邀請了​陶育均老師,來幫共學們,上【流程改善】課程。

課程期間剛好是年底幾個大活動的結束,
搭配單位新夥伴的到來,
透過整理 AAR 的方式,
沉澱今年度工作,
並期望讓明年度可以做得更好。

正好運用課堂上所學習的
流程改善作法與各式工具實際演練,
過程中系統化完整的討論,
還被問說,是在做交接嗎 :)

以下是課程學習心得


與課後行動改變的七點摘要分享:


1️⃣ 穩一步拆解 IO 步驟是流程構成改善第一步,
➽ 盤點年度計畫,月曆排清楚。

2️⃣ 緩一步找出關鍵機會靠 ECRS 幫忙快一步,
➽ 媒合聯繫,交流郵件併交付。

3️⃣ 前一步設定加權評估,做最適優化決策下一步,
➽ 跟進追蹤,統計表單看產出。

4️⃣ 跨一步檢核標準流程,做沙盤推演執行每一步,
➽ 活動陳核,串接新聞稿模組。

5️⃣ 多一步建立預防計劃,讓異常應變處理少一步,
➽ 邀約名單徵選,漏斗篩隊伍。

6️⃣ 退一步回扣主題目的是,朝向願景目標進一步,
➽ 凝共識,爭取量化資源投入。

7️⃣ 借一步 PDCA 用四不,踏出突破障礙這一步,
➽ 幫團隊,也幫自己成長加速。



感謝共學們在演練日的實戰演練經驗分享
整年度安排充實的課程,
讓大家有這樣的環境可以一起成長。

本文出自李英宗


面對超乎極限能力的問題,我們可以怎麼辦?

 面對如「海洋垃圾」這種超乎極限能力的問題,我們可以怎麼辦?

面對超乎極限能力的問題時,

我們除了運用「問題分析解決」,尚須加上「影響力」來拆解,

一步步尋求適當的行動策略。


譬如我們知道目前無法直接消除全球海洋垃圾,
仍能思考如何以階段性與可控範圍的方式進行有效行動。

以下為幾個階段的思考邏輯:

🌍 一、重新框架問題:從「無法解決」到「可影響」
全球性的海洋垃圾問題看似巨大且難以解決,
但可透過拆解成具體且可行的子問題來逐步處理。

原始問題:全球海洋垃圾過多且難以消除,可拆解子問題為:

1.如何減少本地化垃圾進入海洋?
2.
如何推動社區參與清理?
3.
如何教育大眾減少一次性塑膠使用?

這樣的分解可以將「全球性問題」轉化為「具體可執行的行動」。


🔵 二、影響圈與關注圈分析 (Circle of Influence)

史蒂芬·柯維的影響圈模型有助於理解應該專注在哪些行動上:

1.關注圈 (Circle of Concern):全球垃圾總量、國際政策、海洋生態危機

2.影響圈 (Circle of Influence):校園或地方社區的垃圾減量倡議

3.控制圈 (Circle of Control):個人減塑行動、參與淨灘活動

專注於可控制與可影響的行動,減少對難以控制的環節的無力感。


📊 三、系統性思維拆解 (System Thinking)

海洋垃圾屬於複雜的「系統性問題」,可用系統性思維拆解。

1.  根本原因分析 (5 Whys )

        為什麼海洋垃圾這麼多?

因為人類丟棄大量塑膠垃圾進入河流與海洋。

為什麼人類會丟棄大量垃圾?

因為缺乏適當的廢棄物管理與回收系統。

為什麼缺乏適當的管理?

因為法規執行不嚴格且資源不足。

為什麼法規執行不嚴格?

因為政府與公眾對問題的認知不足。

為什麼認知不足?

因為缺乏系統性的環保教育與宣導。

2.槓桿點 (Leverage Points)

   (1)高效影響點:教育、政策改變、產業轉型
   (2)
低效影響點:單純清理垃圾 (症狀處理)

3.系統回饋回路:

   (1)正向回饋:垃圾減少生態改善更多支持環保行動
   (2)
負向回饋:垃圾增加生態惡化更多資源投入處理


🎯 四、可行的行動方案與策略,針對不同層級的行動策略:

1.   個人層面 (Control Level)
減少使用一次性塑膠 (自備環保杯、餐具)、支持環保產品與品牌

參與淨灘活動、社群與學校層面 (Influence Level)
推動校園「無塑校園計畫」、舉辦環保教育講座與工作坊
組織定期沿岸清潔行動

2.   政策與企業層面 (Concern Level)
倡導政府立法,如「禁塑政策」、「垃圾徵費」
促進企業落實 ESG(環境、社會與治理)
推動回收經濟,如寶特瓶回收再利用

 關鍵策略:
教育提升意識長期影響
政策與法規推動系統性影響
技術創新與合作促成資源優化


🧠 五、如何面對「無力感」與心理挑戰

當面對難以短期解決的問題時,容易產生「無力感」。

這時可設定具體且可衡量的目標有助於維持行動力:
如:「在一年內完成 5 次校園淨灘活動並減少塑膠使用 30%

1.慶祝小成果:記錄並分享每一次行動成就。
2.強化團隊合作:透過共同參與,減少孤軍奮戰的感受。
3.尋找正向案例:學習成功案例,如「荷蘭 The Ocean Cleanup 計畫」
4.專注於長期變革:理解環境改善是漸進過程。


 六、總結:如何面對「超乎極限能力」的海洋垃圾問題?

1.重新框架問題:從全球性危機轉化為具體可行的子問題。
2.運用影響圈:專注於個人與可控行動,擴大影響範圍。
3.系統性拆解:釐清根本原因與槓桿點,避免只處理表面問題。
4.行動策略:從個人、社群到政策層面,逐步推動改變。
5.心理應對:透過階段性目標與團隊合作,克服無力感。

「即使改變無法一夕之間完成,

然每一個小行動,都是改變世界的一部分。」