投入輸入vs成果輸出


Mr. E詢問Jacob帶團隊的狀況,
Jacob提到,自從透過給團隊分段設定目標後
團隊的改變,變得更願意作積極衝刺。
不過...

"怎麼了嗎?"
"工作任務一直很多,看著大家很努力,
然而我希望團隊不過度加班前提創造好的績效
該怎麼樣作更有效益的安排呢?"

"很好的問題,我們先思考看看,
是不是每件事都是要花非常多時間才能達到的?"
"並沒有"
"那是否每件事努力付出後都會得到很好的成效?"
"當然不是"

"所以,如果我們用投入心力及對應成果來區分,
是否就能作出取捨呢?"
"恩,可以再說更清楚一點嗎?"

"大家都知道要減少不必要心力投入,專注在有效產出
我們是不是可以將您所提到的績效
想像成[產出/輸入]
也就是說,要努力用較少的輸出的到相同產出
或是用同樣輸入得到更多產出。"

看著Jacob若有鎖思
Mr. E拿出了筆,在筆記本上大大畫了兩軸,區分成四個象限
"這兩軸分別是輸入(投入心力)以及輸出(對應成果)
在資源有限前提下,我們為了促成成果,讓努力更聚焦,
可以將各工作任務放到四象限中。
x橫軸的輸入表示執行難易
y縱軸的輸出就是收益高低

要確保努力的成效,並非想到甚麼就憑感覺去作
考量投資效益,當然要聚焦在左上"易執行,高效益"的事項
所以管理者要找到這類的事情讓團隊應先進行

如果屬左下"易執行,低收益"的任務
雖然效益不高,但因馬上可以作到,所以可在零碎時段趁空進行。

右上的"難執行,高收益"事項
因為是高收益,所以很吸引人去進行
或許是因為沒有經驗,沒有技巧,所以非常不容易進行
因有高效益的成果,建議管理者要想辦法透過學習,運用方法
讓其轉化到左上的區域,使其變的容易進行
才不會花費過多時間而難以達標。"

至於右下的"難執行,低收益"區域
乾脆就不要浪費時間去進行
以免白花力氣

Jacob也拿出了筆記"感覺這象限很好運用ㄟ"
"是的,譬如在生活中成本有限,想抉擇買東西或投資
考以將支付或投資金額當作是輸入;買的商品是產出
思考作更有效的投資

應用在學習新知
學費及學習時間是輸入;改變成效是產出
這就可以讓我們在思考要優先買甚麼或是必須學甚麼

經營公司也一樣
投入時間或金錢是輸入;得到收益是產出
當作產品組合或是經營方針排序抉擇時
可以用是否易於執行及所得到收益來判斷。"

Jacob深深的吸了一口氣,想迫不及待開始應用

"考量時間成本資源有限
在機會成本選擇下
運用輸入輸出象限是個不錯的選擇。"Mr. E為今天的對話下了註解

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從"化城喻品"思考目標設定及管理

Jacob向Mr. E訴說目前任務困難,和團隊談遠大目標沒人聽,

士氣不高,帶團隊不易的窘境

Mr. E聽完Jacob急促的描述後,緩緩地問:你聽過"化城喻品"嗎?
Jacob滿臉疑惑地說:沒有,說來聽聽,看Mr. E又要賣甚麼關子

Mr. E就像對孩子說故事一樣,很生動的描述著:
法華經中,有位導師帶著一群人去尋寶,
由於路途遙遠,當走到半途,大家都累得發慌想放棄
導師鼓勵他們:「為什麼要放棄珠寶退回去呢?」
導師便暗使法術,藉不可思議的力量,化作一城,
告訴眾人說:「各位,暫時進入此城休息吧!」

疲極的大眾,非常高興,感覺非常舒服,不想再鼓起勇氣前進。
於是,導師使幻作的化城消失後說:
「這個化城不是目的,只是暫時休息處,
寶藏越來越近了,繼續前進吧!」
在導師苦心誘導下,眾人千辛萬苦最後終於找到了珍寶。


"您想要說的是?"
"管理者必須要有化城的能力,給全體夥伴一個看的見的目標前進
您知道,為何籃球架子是這個高度嗎?"

"配合大家的身高設計的"
"對,如果是兩層樓高,誰都投不進,大家都不會想投
如果都是幼兒框,輕而易取灌籃也沒意思
所以設計出[跳一跳鉤的著]的高度最有吸引力
面對這樣高度的目標,大家就會維持興奮,樂此不疲。
所以管理者要想辦法設計這種高度的目標
如果是這樣,那您會怎麼安排呢"

"可以設定大家能力所及的目標,並在過程中常常檢視及鼓勵
每段時間讓團隊專注在該任務上
不讓大家覺得任務重,也不讓成員去想團隊的困境。"
"聽起來很不錯,就用這個方法去執行吧"

延伸閱讀:投入輸入vs成果輸出

如何培養快速判斷的能力

一連多天連假,天氣預報都是大雨
桃園除了昨天下午下雨外其他都是晴天
有時看預報不如自己觀察判斷

天氣預報是利用收集大量的數據
從氣溫、濕度、風向和風速、氣壓,
再使用統計學的原理來建立可能的模型推導



如果不看天氣預報,許多人會看雲層判斷今天天候狀況
有經驗的人更會從遠方雲層、聞天空氣味、觀察昆蟲動向
推理出明天是否降雨
其實關鍵秘密在於:在過去將天氣的資訊,儲存在腦中
並不知覺的作了系統的分組

同樣的
醫生能在短時間透過問診作出治療
工廠老師傅在遇到狀況能立即作出正確處置
都是透過在過去經驗中連結了寶貴經驗,
並在腦中將龐大的資訊作了系統分類,
因此能作出正確判斷

那我們該如何培養快速決策的能力呢?


1.平時蒐集資訊
   戰時才蒐集情報肯定太慢,平時就可以將相關的訊息作深入的了解
   即便看似不相關的訊息有時都可能是創意發想的來源

2.可以利用空閒時,將資訊過濾分組
   混亂的訊息不易抓取,過多的資訊會難以判斷
   因此要養成抓關鍵資訊的能力,精簡有效訊息,並有系統的連結



3.練習快速推理能力,平時模擬推導
   要有更效率的直覺判斷,來自於快速推理能力
   推導過程驗證下判斷的正確性,並從結果中累積經驗
   有辦法高效活用知識者,
   就可以快速判斷,擁有更好的解決問題能力。

面對風險,該如何衡量決策


James公司伺服器壞掉,
從螢幕跡象顯示有可能是記憶卡或主機板壞掉
立刻打電話請IT人員幫忙,IT人員聽了狀況敘述以後,
在電話的那端表示:"因為不確定是哪部分壞掉
如果自行更換記憶卡有可能不相容而壞掉的風險
所以建議找原廠,我們自己不要處理。"
James因急需伺服器恢復正常,決定自行拆開主機
看到有主機板上插著兩片記憶卡
就將兩片記憶卡互換,嘗試找出是記憶卡還是主機板問題
結果原本插在主機板1槽的記憶卡A換到主機板2槽仍為故障
但主機板2槽的記憶卡B換到主機板1槽還可正常運作
就很清楚的發現是記憶卡A的問題
也就可以針對問題解決了

每件事都存在一定風險,也不是每個決定都會成功
但作決策除了求穩,也必須有勇敢承擔風險的勇氣
如果像該IT人員的態度,因為有風險就不願積極面對
那很多事情肯定不會有結果

同樣的,我們日常生活作抉擇,常都在作預估未來的動作
小到出門穿甚麼;中午吃甚麼,
大至和誰結婚、要不要出國深造、在哪買房、如何投資
一般決策過程,常人會希望避免損失和錯誤
也常高估發生在他人發生風險;低估發生在自身的可能性
但實際上,很多事情結果並非如人期待
結果損失造成的傷害就遠大於獲得所帶來的滿足

這時,可以作好的就是風險決策
先預估在執行計畫過程可能出現的不可控制因素
並想一想這些不可控因素可能出現的後果會是甚麼
不想錯過機會;又擔心錯誤失敗
就找出最佳平衡,將想法變成行動,並勇於承擔風險

冒險不一定會失敗,但不冒險肯定不會成功。

KPI錯誤用可惜;KPI正確用可喜

KPI(Key Performance Indicators,關鍵績效指標),
其意思是執行策略管理時所訂定的關鍵績效指標,


一般常見KPI就是:客戶滿意度、營收、產能、週轉率、利潤、達成率...

KPI理想狀況,公司要透過分工給各部門,
期望成效成超過各單位產生結果的總和
但實際上,很可能是各單位依照自己能力來設定部門KPI
如果團隊中成員的KPI對照公司設定的營運目標或KPI,
很多人會發現沒有正相關性

如果研發的指標是開發新產品數量或專利數,
結果有可能是發展出一堆沒有用的產品或專利
如果生產的唯一KPI指標是良率,
那生產主管有可能就堅決不希望切單換線;
不願意配合實驗對產線造成影響
這背後最大的問題都在高階主管沒有了解KPI或目標管理的價值,

若大家只是為了追求自己的KPI就有可能會忽略的整體的呈現
公司發現不太好結合公司營運
最後結果可能是每年都啟用新的指標;要改新的考核方式,
然後會和大家宣佈:
"今年的不準確,明年要改新的,所以今年的考績不看KPI..."

如果我們把績效分比做分數
如果將孩子在學校的分數是上學最重要的KPI績效,
當家長、學生和老師眼中只有考試分數來衡量老師和學生的優劣時,
他們就會開始用一些特別手段的方式來達到這個目標。
比如:死記硬背,記考試套路,作考古題……
但學習思維邏輯能力徹底變成某種形式。

然而,這樣的分數,真的對人格發展就是最好的嗎
考試的成績只能代表這個人在這個時間點對這些知識點的理解,
相同的,傳統績效考核在本質上,
就像學校以分數論英雄,而忽略員工的成長和素質

KPI難道錯了嗎? 這麼好的工具為何會變成這樣
只能說,刀子可以切水果;也可以殺人,但不代表拿刀子就是錯的
KPI本身非落後的管理技術,真正的本事在將KPI正確的運用
譬如:設備不單純以維修時間、妥善率來衡量
而是以整體設備效率OEE(overall equipment effectiveness)
是評量生產設備更有效運作的指數
透過可用率*表現指數*質量指數,
表現實際的生產能力相對理論產能的比率

這時有另外一個工具可以一起搭配使用,
就是OKR ( Objectives & Key Result)
OKR是透過不斷檢視作為是否符合並靠近目標的方式來運作
主要解決目標聚焦問題;從人性角度讓團隊一起朝向目標
譬如:OKR的目標:想讓營收提升10%,
其關鍵成果Key Result在市場推出試銷產品、
帶來20個以上關鍵客戶...等
針對最終要達到的目標,作出相關性的關鍵成果


最近很紅的ㄧ句話:"你能想像,五年後的你,是在作甚麼嗎?"
如果你的目標是五年後創業,那麼你在四年內就應募集到該有的資金、人脈、準備好相關的技術
那在三年內、兩年、甚至一年內都有應該要做好的關鍵成果

鈴木一郎從國小就朝向職業棒球選手的願景邁進,
當其他孩子遊戲時;他苦練球
他心中的願景目標就是:"成為專業的職業棒球選手"
所以在此之前要先打進代表隊;在國小要先被選進校隊...
每個關鍵成果都是朝向目標的重要階段

從流程角度,OKR是結果回推;KPI是步步向前
兩者沒有衝突,也可以並存
有機會再來談談如何兩劍併用

學校的PDCA 思考及推動


本文轉載: 新生醫專 秘書處 王老師 講座心得

學校的教學、行政工作,
習慣使用 PDCA 思考及推動。
常在學校計畫中,寫到運用 PDCA 管考。
因爲熟悉,所以常用。

在學校推動內控工作。
最重要是觀念的導入。
就是,將好的管理觀念或工具,
推薦給學校同仁。

尋尋覓覓一年多...
接觸多位講師!
終於找到最能活用 PDCA 的講座-陶育均老師。
也順利邀請陶育均老師蒞校,
傳授「活用 PDCA 」技法精髓。

精彩的講座,雖聽第二次,
還會有更深的想法。

結束後,多位同仁私下表示:
怎能,如此融會貫通 PDCA ?
怎能,製作出如此精簡易懂的投影片?
怎能,跟投影片如此配合?

見過的一級棒 PDCA 課程!

作好目標管理的兩個工具


作好目標管理的兩個工具
受人資小週末邀請分享目標管理,
在開始上課之前,有幾位人資夥伴就私下和我談到
公司常常會發生到了年底打績效考核時
發現有一些問題:

1.打績效和原本設定的目標無法作連結
2.年底打績效時才發現主管和員工之間想法有很大的落差
3.甚至某些部門的KPI很難訂
4.許多同仁反應:很多例行的工作和績效沒有直接關係,
  寫績效時不容易呈現
因此想在年"中"也設定績效評核機制
但又不確定該怎麼來安排最適當...


於是我簡單的回覆:
"績效管理的連結性的確有很大的學問
  我們可以先具焦在公司的願景在哪,訂出來的戰略目標是甚麼
  所以團隊的要作的關鍵成果應該要有哪些
  給予每一員工3到5個目標,每個目標設定3至4個關鍵成果。
  並強調每個關鍵結果必須以朝向目標為主
  先專注在面對這些關鍵項目,
  每天往對的方向走,自然就會往目標前進"


"績效管理的部分,不論是自我檢核還是主管檢視
  在過程中一定要經常檢視
  在公開透明的目標與關鍵成果中讓進度赤裸裸的展現
  如果有發現和目標有偏差就立即調整
  就不會有到年底才發現有很大的失誤"


"那日常應該要怎麼運作呢?"
"年初制定OKR後,平時每周會議評估進度,
  在季度期中檢查調整任務,季度期末盤點分析討論
  整體來說最好的週期頻率就是: 周檢視、月面談、季打分、年設立
  透過制定OKR→聚焦執行→檢視調整→分析改善四動作逐步完善。
  而這四個步驟,其實就是我們常聽到的PDCA"


"另外,針對部門的KPI,我們是否可以思考看看該部門的使命是甚麼
  能為公司創造甚麼樣的價值,我們再來定義
  一般成熟、固定、生產作業的部份很容易定義出KPI
  但屬於創造性、開發性、新發展的團隊,以OKR的指標會更適合。
  透過敏捷式的PDCA,快速的因應變化,高效達成目標使命"


整合來說,我們可以將OKR+PDCA兩個工具結合搭配運用,
透過幫助「保持專注」「保持審視」的OKR+PDCA
上面的問題自然迎刃而解

經過這神奇方法,任務達成率變高了

本文轉載: 麻葉餐飲集團 魏幸怡執行長

這是一堂從報名就開始學習的課程
上課前一個月已經將學員組成群組並且引導學員完成任務,
群組發文的節奏就感覺已經進入PDCA的循環了,
分階段、設時間、任務化、建立規則


課程一開始老師就問到目標設定為甚麼沒辦法達成的原因,
第一步驟就打動我,分段設定、分段執行、分段確認分段達成,
有時候想很多,完成的很少,原來是太貪心了,
忽略了很多的步驟、細節,
老師給了很多的方法和工具來幫助目標達成。


下課之後進行的第一週,就試著先檢核目前尚未完成的專案原因,
再拆解各項階段性目標,針對差距找出問題套入5W2H,
並且溝通一個獎懲規則,公告給每一個團隊成員讓大家共同完成,
目標不是主管一個人的,
而是每一個人都要盡最大的努力去完成共同的目標,
並請最高主管協助確認檢核,再針對落後的指標改善再確認。

經過這個修正,在這週看到任務達成率變高了,
並且人人都可以有發揮擅長的地方,
讓對的人完成對的事,不但達成目標也增加成就感。

這就好像在課程當中一開始我們這組的成績是落後的,
但是在經過修正、討論戰術之後獲得逆轉勝的冠軍


雖然下課不到10天,但是已經在團隊產生變化,
可以說善用PDCA真是太神奇了