專案管理的難題:要統一方法,還是各自為政?
其實你該問的是:任務需要什麼?
在為某金控上課時,
學員發問:身為眾多專案中的負責人,
有些夥伴喜歡使用瀑布式方式
來運作專案,有些則習慣敏捷流程。
我該讓他們用自己喜歡的方式,
還是統一方法呢?
這兩種做法對我的專案有什麼影響?
又各自有什麼優缺點?
在金融業做專案管理時,
最常遇到一個看似小,
但其實影響甚大的問題:
「我們到底要不要
統一使用同一種專案管理方式?」
這個問題在看似繁瑣的日常會議中,
常常浮現。
尤其當團隊成員來自不同背景,
有人擅長傳統瀑布式流程,
有人熟悉敏捷,
也有人更習慣看板式任務管理工具。
作為專案負責人,
當團隊風格各異、方法分歧時,
我們到底該怎麼選擇?
我想先和大家分享三件事:
第一,統一方法有它的優點與風險;
第二,讓大家自由選擇也不是萬靈丹;
第三,也是最重要的:方法不該一體適用,
而是應該依照「任務的特性」來選擇。
選擇一:統一方法,好溝通、好掌控
在許多大型專案裡,
推動者都會傾向統一流程、工具與回報方式,
例如全面改採敏捷,
或將所有任務納入甘特圖管理。
我分別將優點和挑戰整理如下:

選擇二:各自使用習慣的方法,
更彈性但風險也高
與統一相反的做法,
是讓每位團隊成員根據任務性質
與個人經驗,自行選擇執行方式。
這樣的彈性做法,優缺點包括:
關鍵觀念:
方法不是忠誠測驗,而是任務配對
無論你傾向哪種做法,
最重要的是不要把「方法選擇」變成一場內部的價值對決。
敏捷不等於創新,
瀑布也不代表保守,
方法本身沒有對錯,
只有適不適合這項任務。
你可以參考以下配對原則:
若依任務挑選方法,我們能提供什麼支援?
與其爭論哪一種「最好」,
不如幫每一種任務找到「最合適的做法」。
當你不再強求所有人使用相同方式,
而是依據任務特性靈活搭配流程時,
身為專案負責人或PM,
其實更需要成為「支援者」與「整合者」。
以下是我們可以提供的協助方式:
1.制定方法選擇原則或建議表
幫助團隊釐清:
什麼任務適合敏捷?
什麼情況建議改用瀑布?
不用硬性規定,
但提供清晰的參考依據,
降低爭論與混亂。
2.提供工具與格式共通模板
即使執行方法不同,
也能讓回報格式、進度呈現一致,
例如統一使用簡易任務版面、
共用風險追蹤表、
甘特與燃盡圖的視覺版型。
3.協助團隊節奏對齊
不同方法可有不同節奏,
但需明確同步機制。
例如:
每兩週進行一次「整合進度週」,
每月一次「任務關鍵交付檢視」,
確保流程整合為整體專案成果。
4.鼓勵方法學習與交流
舉辦小型分享會,
讓敏捷與瀑布使用者
交流執行經驗。
不僅增加理解,
也讓團隊有機會「取其所長」。
靈活,是專案領導者最大的穩定力量
專案管理沒有標準答案。
最重要的不是選了哪一種方法,
而是是否為當前任務選對方法。
統一管理節奏,
保留執行彈性,
讓任務找到最適方法,
讓團隊獲得最強支援。
這,才是真正的專案領導力。