如何透過SWOT分析+TOWS矩陣進行策略規劃

 馬克一直對建築充滿熱情,他的公司「城市建設」也表現出色。

然而,他發現公司面臨著一些挑戰,包括競爭激烈和成本控制問題。

 

馬克決定召集核心團隊,包括設計師佳琪、財務宗翰和運營慧敏,

進行一次完整分析,以評估公司的現狀。


但我們的劣勢是需要建立新領域的經驗。”

當評估其內部和外部環境,以制定有效的策略時,

我們可以用SWOT極為容易上手又有用的分析工具來進行。

SWOT代表優勢(Strengths)、劣勢(Weaknesses)、機會(Opportunities)和威脅(Threats),

它能幫助企業全面了解其現狀,並為策略制定提供方向。

 

在會議室中,核心幹部們圍坐在一張桌子旁,發表他們對公司的看法。

佳琪說:“我們的優勢在於設計創新和高品質的工程,

宗翰提出:“市場上有越來越多的新競爭對手,這是一個威脅。

但我們也看到了機會,例如可持續建築的增長趨勢。

那我們要如何連結到企業策略擬訂的安排呢? ”

 

馬克在白板上寫出四個區塊,分別定義了SWOT的重點:

1. 優勢(Strengths)分析:

  識別其在市場的優勢。可包括內部資源、特殊技能、品牌聲譽。

  資源和能力評估:確定哪些是獨特的和具有競爭優勢的。

2. 劣勢(Weaknesses)分析:

  定義劣勢:可以包括內部限制、缺乏特定技能等。

  問題分析:評估內部問題,如生產效率、管理問題、資源不足等。

3. 機會(Opportunities)分析:

  外部環境中的機會,例如市場需求的增長、新技術的出現等。

  市場趨勢分析:分析行業趨勢、競爭對手的行動,以確定機會。

4. 威脅(Threats)分析:

  外部環境中的威脅,例如競爭壓力、經濟不穩定等。

  競爭分析:分析競爭對手的行動,確定可能的威脅。

SWOT轉向TOWS

SWOT分析完成後,馬克和團隊開始思考將這些資訊轉化為具體策略,

宗翰提到TOWS矩陣,這是個幫助將SWOT分析轉化為策略的工具,

最大利用內部優勢,克服內部劣勢,抓住外部機會,應對外部威脅。

 

對策略啟發:將優勢和機會交叉分析,識別哪些優勢可幫助利用機會。

可以啟發制定策略,如果公司有獨特的技術(優勢),

且市場對該技術需求正增長(機會),則可制定策略以滿足市場需求。

 

處理劣勢和威脅策略:制定解決劣勢和威脅,

如改進內部流程以提高效率(解決劣勢),

或制定危機應對計劃以應對競爭壓力(應對威脅)。

 

慧敏建議:“讓我們將優勢與市場機會相結合,看看如何以我們的設計創新來滿足客戶需求。”

宗翰同意:“同樣地,我們應該將劣勢與威脅相匹配,制定一個策略來解決成本控制問題,並應對競爭壓力。”

然而SWOT分析+TOWS矩陣只是策略制定的開始,

接下來要將SWOT分析轉化為具體的行動步驟、負責人和時間表。

才能以實現組織的長期目標。

 

他們提出了一個新的專案,結合設計創新和可持續建築,

以滿足市場對綠色建築的需求。

同時,他們實行了成本控制計劃,並簡化了內部流程,以提高效率。

 

在策略的實施過程中,團隊確實也面臨了不少衝突。

新的綠色建築項目需要更多的資源和技術,成本控制也不容易。

市場競爭依然激烈,需要更多的市場營銷工作來吸引客戶。

然因大家有共同目標,在不斷討論下最終取得共識


一年後,「城市建設」成功地推出了綠色建築項目,

提高了市場份額,同時也解決了成本控制問題。

他們的設計創新受客戶讚譽,並為可持續建築的發展做出更好的策略。

 

SWOT分析是企業制定策略的重要一步,幫助企業了解其內外部環境。

通過SWOT分析制定策略起點;再透過TOWS矩陣幫助深入思考,

找到最適合的策略。

SWOT分析只是個工具,其價值在如何將其轉化為實際策略和行動。

因此制定策略時,應綜合考慮所有因素,始終保持開放的心態,

不斷優化和調整策略,並建立具體的計劃,以實現企業的長期目標。

這是我上過最colorful 的專案管理課,沒有之一

 

這是我上過最colorful 的專案管理課,沒有之一

秒秒都精彩,絕無冷場!

▋便利貼代言人

陶育均 老師的運課功力真的很強

連撕張便利貼都可以「圈粉」,

動作真的帥到爆不知道會不會練過了上百上千次

沒有什麼是便利貼解決不了的事情

如果有,那就繼續貼

便利貼代言人應該就是他了



▋生活專案管理專家

我也曾經在上市櫃公司

幹過幾年PM、與PM主管職務

也略懂略懂專案管理

不過,今天的課程

讓我開了眼界

老師出神入化的把專案管理運用在生活方方面面

包括洗米、煮菜、家庭旅遊、男生小便斗…..

都直接套用專案管理的知識與方法

他真的是一位會用、會講又會教的明星級

講師與生活專案管理專家

在他眼中還有什麼不能PM的?



▋「秒」控達人

時間控制精準的講師看過不少位

不過,陶育均老師的時間控制是以「秒」為單位

每個分組討論與課程,做到分秒不差

喔,不

是「秒秒」不差!

All in all, 陶老師的專案管理課程不僅征服個上市櫃企,

更能活用於日常生活當中,過得更美好!


原文出自:Hank Chang

延伸學習: 推薦 專案協作與利害關係人管理

以秒計算的專案管理課,應該沒有第二人了

 昨天聽 陶育均 老師的專案管理課,

專案管理包山包海,在短短七小時,能講的那麼清楚,

控時還十分精準,應該沒有第二人了。

​

透過這次課程,讓我更清楚,公司在做任務分配時為什麼這麼做,

中間還有心理學的機制在影響利害關係人。

以及用什麼方式把推式溝通變成拉式溝通。

透過實際操作,讓小組體驗遇到風險時該怎麼做,等等。

內容非常豐富。


最後老師展現專案管理融入在生活方方面面,

從工作到老師個人婚禮的舉辦、小孩的暑期生活,無不是專案。

最為震驚,就是老師控秒的能力,

最後課堂尾聲,拿出的時間表,讓所有人大吃一驚,

完全是今天課程時間安排,幾點休息、幾點吃飯、幾點開始,

一清二楚,精確到秒,絲毫不差。


課堂中間也不是完全沒狀況,

就比如廁所是稀有資源,發現後立刻調整休息方式,

一切完全在老師的掌控中,體現老師的專業。

原文出自: Louis Tang

原來很多設計師做出超乎預期的成果,背後是因為用了此法

 Lily總是能夠創造出令人驚嘆的設計。然而,對自己要求嚴格的她發現

有時設計缺乏創意和深度,只是迎合客戶的需求。

為了改變這種狀況,Lily不斷在思考怎麼樣可以更精進

在一次課程中認識了Mr.E,並提出了自身的問題

Mr.E:"要不要嘗試使用設計思考法?"

Lily說:"這方法我聽過,據說是一種以使用者為中心的創新方法。

那首先我該怎麼做呢?"


在Mr.E建議第一個步驟是理解使用者的需求和挑戰後,

Lily選擇了一位想創建社交平台的客戶作為她的目標使用者。

Lily花了4次會議時間和這位客戶從不同角度討論,

了解他們的需求和痛點。

在這個過程中,Lily注意到他們的主要挑戰是建立一個平台,

可以讓人們在沒有人身攻擊的情況下自由表達意見。

為了幫助解決這個挑戰,Lily開始研究其他成功的社交平台,

以了解它們如何管理負面評論。

Lily的分析發現,成功的社交平台通常採取以下策略:

A.建立一個強大的社區管理團隊,可以迅速處理不當言論。

B.將注意力集中在鼓勵正面交流和有建設性的討論上。

C.提供易於使用的報告系統,使社區成員可以輕鬆地報告不當言論。

Lily與客戶討論了這些策略,然後將上述策略轉成這次社交平台重點聚焦的規格。(這也是設計思考的第二個步驟)


接下來,Lily開始尋找解決方案。他與其他同事談論了這個問題,

發揮創意一起研究了一些解決方案(設計思考第三個步驟)

將其中的三個方案簡單地展示給客戶看,客戶從中挑選了其中一個後

Lily的團隊就將其轉成平台初版,並讓客戶使用(設計思考第四個步驟)

客戶對其中操作介面有不同想法,Lily再調整(設計思考第五個步驟)

在陸續改了四版後,客戶對平台最終成果表示超乎原本期望的好

Lily也發現,確實有辦法達到超乎預期的境界。


Lily在整個過程,運用了設計思考法的五個步驟,分別是:

理解使用者、定義問題、創造解決方案、建立原型和測試。

1.理解使用者:這個步驟是設計思考法最重要的步驟。

  通過與使用者交談和觀察,可以深入了解使用者需求、挑戰和目標。

 

2.定義問題:在這步驟中,設計師用之前了解到的訊息來定義問題。

  幫助設計師確保正確地理解問題,而不是僅僅設法解決表面問題。

 

3.創造解決方案:設計師開始集思廣益,提出許多可能的解決方案。

  這些方案可以是基於觀察和交談獲得的情報,

  也可以是通過創造性思維產生的創新想法。

 

4.建立原型:這個步驟中,設計師開始實現所選擇的最佳解決方案。

  這可能是一個簡單的手繪圖,也可能是一個全功能的電子原型。

 

5.測試:設計師測試原型,以確保它能夠成功解決使用者的問題。

  根據測試結果,設計師可能需要返回到之前的步驟,重新設計原型。

 

這些步驟的目的是幫助設計師從使用者的角度思考,並為使用者創造有意義的體驗。

這種方法可以用於各種設計領域,從產品設計到服務設計,甚至包括建築和城市規劃。

 

設計思考法可以幫助我們從不同的角度看待問題,從而找到更好的解決方案。

通過理解使用者,定義問題,創造解決方案,建立原型和測試,

可以幫助我們從新的角度看待問題,提供創新的解決方案。

通過不斷地學習和實踐,我們可以逐漸熟練地應用這種方法,

並為自己和他人創造更好的未來。

為何問題分析與解決高手都會使用KT法

問題分析與解決KT法,是一種系統化、科學化的問題解決方法,

用以協助團隊和個人釐清問題、搜集相關資訊、

制定解決方案、評估解決效果,進而達成目標。

KT法將問題解決過程分為以下幾個步驟,

也代表管理者四種基本的問題與思考模式


一.發生甚麼事? ---評估及澄清---狀況評估à問題定義

首先需要明確定義問題,確定需要解決的問題是什麼。

這有助於明確解決問題的方向和目標,

確保後續的解決方案可以針對問題核心進行。

 

二.為甚麼發生? ---成因及效果---問題分析。

接下來需要蒐集和整理相關的資料,

例如問題的發生背景、相關的資料、相關人員的意見和建議等。

通過蒐集和整理資料,可以更深入地了解問題,找出問題的根源,

有助於後續的解決方案的提出。

在蒐集了足夠的資料後,需要對這些資料進行分析。

從多個角度、多個維度來探討問題,找出問題的關鍵因素。


三.該採取甚麼行動? ---作選擇---決策分析à方案評估

在分析問題的基礎上,需要開始尋找解決方案。

這個階段需要盡量多方面地想像和探索可能的解決方案,

並進行篩選和比較,最終選擇一個最佳的解決方案。

選擇幾個最有潛力的解決方案,進行評估和比較。

考慮這些解決方案的實現難度、成本、可行性等因素,

選擇一個最佳的解決方案。


四.前途如何? ---預料未來---潛在問題與機會分析。

確定最佳的解決方案後,需要進行實施。

這包括制定具體的計劃和時間表、分配責任和資源等。

實施方案後,需要評估成果。檢視問題是否已經解決,

收集使用者的反饋意見,並進行必要的調整和改進。

綜合以上 KT法的四個步驟,形成了一個完整的問題分析和解決流程。

通過遵循這一流程,團隊可以從多個角度來檢視問題,

找到問題的本質和解決方案,提高問題解決的效率。

相信,你也迫不及待想運用KT法來解決問題了。

別再混淆專案範疇和專案品質,看完這篇你一定會知道差異

 

在一個天氣微涼的星期五下午,

辦公室裡有一群空間規劃團隊成員在為下周一的會議做準備。

組長阿翔坐在最前面,他是個踏實謹慎的人,

經常會拿出各種數據和圖表來支持他的觀點。

 

在他的右邊坐著莉莉是個熱情奔放的年輕人,

對於空間規劃這個領域有著無限的熱情和想法。

她對面坐著冷靜理性的曉飛,常會提出實用的建議來幫助團隊解問題。

 

這個團隊正討論一個關於為城市中心新建商場空間規劃的專案。

他們需要考慮如何最大化空間使用效率,

並確保商場的設計符合當地的建築風格和文化。


阿翔拿出了一份草案,開始向團隊介紹他的想法。

他說:「我們的專案範疇是為這個商場進行空間規劃。

我們的目標是確保商場的設計符合當地的建築風格和文化,

並最大化空間使用效率。」

 

莉莉打斷他說:

「我明白了專案範疇,但是你說的專案品質是什麼意思?」

阿翔回答:「專案品質是指我們對於這個專案的期望水平。

我們希望能夠達到高品質,

就是說我們的設計要符合當地的建築風格和文化,

同時也要最大化空間使用效率。」

 

曉飛插嘴道:「我想我們也要考慮到商場的外觀和氛圍。

我們希望能為顧客帶來舒適愉悅的購物體驗。」

阿翔為了讓大家都能理解,又補充道:

「對,專案品質也包括商場的外觀和氛圍。

我們希望能為顧客帶來舒適愉悅的購物體驗。

所以,我們要確保商場的設計既符合當地的建築風格和文化,

又能最大化空間使用效率,並且給人以舒適愉悅的氛圍。

這就是我們對於這個專案的品質期望。」


在接下來的幾天裡,團隊一直在努力地工作,為這個專案做準備。

他們根據當地的建築風格和文化,設計出了多種版本的方案。

但是,在他們的工作過程中,他們也遇到了一些困難。

有的業主對於商場的設計提出了各種不同的要求,

讓團隊很難去滿足每一個人的需求。

同時,他們也遇到了一些技術上的問題,

比如設計中某些空間使用效率不高的問題。

團隊的成員們都感到非常的壓力,

然而他們知道如果沒有解決這些問題,專案的品質就會受到影響。

 

他們相信只要克服這些困難,就能夠達到他們對於這個專案的品質期望。

因此以專案管理手法著手,過程和利害關係人做了非常多次討論,

在陸續地解決了所有的問題,並完成了這個專案。

商場的設計既符合了當地的建築風格和文化,

又最大化了空間使用效率,並給人以舒適愉悅的氛圍。


專案慶功宴時,阿翔對莉莉說:”

在專案管理過程中,專案範疇是指我們對於這個專案的目標和職責;

而專案品質則是指我們對於這個專案的期望水平。

專案範疇和專案品質的差異就像是

你要做的事情的類型和範圍(專案範疇),

及你做的事情的質量水平(專案品質)。

專案範疇指的是專案的任務或目標,也就是專案的范圍。

專案品質指的是專案完成的質量,也就是專案的質素。

專案範疇涵蓋了專案要做什麼,而專案品質則是關於專案是否做得好。

 

要達到高品質,我們必須不斷克服各種挑戰,

並且堅持我們對於這個專案的期望值。

我們才能夠為我們的客戶提供最好的服務和產品。”

當專案的利害關係人不斷變更需求時,我們該怎麼接招呢

產品經理宇翔負責開發一款新的行動應用程式。

在開發的過程中,宇翔不斷地與開發團隊和設計團隊溝通,

以確保產品能夠按時完成,並滿足客戶的需求。

然而開發過程,客戶的需求也不斷地發生變化。

有時客戶需要添加新的功能,有時需要刪除一些原本的功能。

而開發團隊和設計團隊也會有自己的建議和意見。

這使得宇翔和他的團隊面臨著很大的壓力和挑戰。


這一天,宇翔接到客戶的來電,說他們需要新增一個新功能,並且希望在兩天內完成。

宇翔知道這個新功能將對產品的設計和開發產生重大影響,需要重新評估時間表和預算。

他立即召集開發和設計團隊進行討論,評估新功能的可行性和影響。

他還與客戶進行深入的溝通,解釋這個新功能的影響和可能的時間延遲。

客戶表示理解並同意延遲交付時間。

宇翔和團隊完成了新功能的開發,並成功地將產品交付給客戶。


當專案的利害關係人不斷變更需求時,

可以採取以下幾個措施來因應及預防:

 

1.確定需求變更的原因:在進行任何變更之前,

需要明確了解為什麼需要進行需求變更。

這可以幫助確定是否需要進行變更,以及變更的範圍和影響。

 

2.建立良好的溝通機制:與利害關係人建立良好的溝通機制非常重要,

包括確定負責人、決策者和溝通渠道。

確保所有人都知道什麼時候可以提出變更請求,

以及變更請求需要通過的流程。

3.設定變更管理程序:建立一個變更管理程序,

確保所有變更請求都被有效地處理。

包括確定變更的影響範圍、評估變更對進度和預算的影響、

確定變更是否可以接受,並相應地更新計畫和時間表。

 

4.開發良好的變更控制流程:

建立敏捷體制的變更控制流程可以幫助每個變更更容易地被管理,

並確保所有變更都被有效地記錄和跟蹤。

這可以包括確定誰有權決定變更是否可以接受、

確定如何審核和批准變更、以及如何實施變更。

 

5.保持靈活性:當利害關係人不斷變更需求時,需要保持靈活性。

確保專案團隊能夠適應變更,並在時間和預算的限制下,盡力滿足客戶的需求。

綜合以上措施,當專案的利害關係人不斷變更需求時,

1.及時和利害關係人進行溝通和討論,了解他們的需求和意見。

2.評估變更的影響和可行性,包括時間、預算和資源等方面。

3.建立良好的溝通和協調機制,確保所有利害關係人的需求得到充分考慮和解決。

4.根據實際情況進行調整和修改,以確保專案能夠按期望完成,

並滿足專案利害關係人的需求。

遇到學員不希望分組、討論、活動時該怎麼安排課程呢?

 

如果課前有學員表示:不希望分組、不希望小組討論、不希望太多活動

這時該怎麼處理?可以怎麼安排課程呢?

今天遇到這位學員從上課前雙手抱胸前

到後來會主動舉手發言,下課積極和組員討論後續方案

最後帶領整組逆轉勝成為冠軍隊伍

這到底是怎麼改變的呢?

 

今天來說明此事情的來龍去脈及處理狀況

1.09:00的課程;我在08:00就到企業

   觀察了一下這位算很資深的學員的狀況

   課程仍然直接以分組方式來進行

   開場前設計了課前學員相互訪談的動作

   這個訪談的題目原本就和課程內容是相呼應的

2.準時開場,上課時特別請學員在訪談過程有聽到特別的部分進行快速分享

   分享後,我一起給回饋;讓學員聽到個多不同學員的想法

3.開場用很快的節奏訂定課程制約及分組

   在沒有給學員任何選擇下直接用分組方式進行接下來動作

   而這位資深同仁因為本來就是管理職, 被選出成為該組組長

4.課程該有的思考都按照課程設計方式進行

   用提問方式誘導每位學員寫出他們可以進行的題目

   到此時可以看到,那位資深同仁的雙手從開場都一直是在抱胸前的狀態

   我知道他還在觀察此課程

5.課程接下來設計了幾個學員常犯的錯誤陷阱

   果然學員在這地方很容易疏忽,這時再系統性給予建議可以怎麼安排會更好時

   學員因為才剛剛掉入陷阱,這時所提醒的大家就會注意聽

   我有注意到這時那位資深學員的手放下來抄筆記了

6. 進入小組討論,讓各組交流,講師用很快方式給予回饋

   我看到那位資深學員開始點頭了

7. 進入第一節下課,下課時我"不經意"的走到這位學員旁邊

    直接叫出他的名字,提出了他在課前提出

   "不希望分組、不希望小組討論、不希望太多活動"的想法

   我表示非常重視他的想法,

   然而,我會以"分組+討論+活動"方式安排課程主要考量及目的

   才剛說第一點,這位學員就直接說了

   "老師,我完全理解且明白,您這樣的安排方式是會幫助學員學習的

   我課前會這樣寫,主要是有上過太多討論,太多活動,太多分組交流的課程

   然而老師並沒有辦法給予很有建設性的回饋,

   變成我們討論完,老師就說很好。這樣對我來說其實沒有學到甚麼...

   說實話,像那樣的課程,我就根本不想聽

   然而老師你的方式不一樣,我有看出來你有設計每個橋段

   這樣一步步會幫助我們理解很多

   而且老師您對我們產業狀況很了解,可以講出很多有重點問題

   這部分就會有幫助。"

8.我聽完後,微笑著對他說"謝謝曉明和我說這些

  (曉明為示意,並非真正的名字)

   從剛課程過程我有發現曉明對很多管理工具及觀念非常熟悉"

   曉明說:"公司大大小小課程我幾乎都上過了,所以很多概念我都學過"

   我點頭表示:"好喔,我們一起來交流;即便學過PDCA

   今天從不同觀點及角度,相信會讓你對PDCA有不同的感受"

  看到 曉明點頭,我停頓了一下,看著曉明,對著曉明說:

  "另外,我有發現曉明是個有影響力的主管,您是這組的組長

   會影響整組學員的學習情緒

   今天課程我需要你的投入,讓整組一起有最佳的學習狀況,好嗎?"

   曉明對著我點頭,和我說:"老師你放心,沒問題。"

9.第二節課,我在做演練前的示範時

   曉明不但主動舉手,還非常有創意的提了很好的想法

   我知道他的結已經打開了


10.課程進行很順利,下午的操作過程,該組學員討論過程有點意見紛歧

   我過去給予建議後,曉明跳了出來,

   和大家義正嚴詞的說:"好,那我們接下來趕快聚焦這個方向,張三負責寫便利貼;李四請你畫圖..."

   這時,我和助教互看了一眼,用眼神微笑表示這組完全不用操心了

11.下午下課時,我看到曉明這組學員都沒有休息

    而是在討論接下來PDCA的策略,在下一階段如何獲得更好的表現

12.最後的發表,曉明讓自己負責最重要的壓軸棒次

   透過和工作的高度連結,將 PDCA運用的恰當好處

   在最後評比分數統計,非常戲劇性的逆轉勝,成為當天的冠軍隊伍

當天下課時,助教詢問我為何這位學員有這麼大的改變

我覺得非常開心,因此將此事進行完整的紀錄