原來很多設計師做出超乎預期的成果,背後是因為用了此法

 Lily總是能夠創造出令人驚嘆的設計。然而,對自己要求嚴格的她發現

有時設計缺乏創意和深度,只是迎合客戶的需求。

為了改變這種狀況,Lily不斷在思考怎麼樣可以更精進

在一次課程中認識了Mr.E,並提出了自身的問題

Mr.E:"要不要嘗試使用設計思考法?"

Lily:"這方法我聽過,據說是一種以使用者為中心的創新方法。

那首先我該怎麼做呢?"


Mr.E建議第一個步驟是理解使用者的需求和挑戰後,

Lily選擇了一位想創建社交平台的客戶作為她的目標使用者。

Lily花了4次會議時間和這位客戶從不同角度討論,

了解他們的需求和痛點。

在這個過程中,Lily注意到他們的主要挑戰是建立一個平台,

可以讓人們在沒有人身攻擊的情況下自由表達意見。

為了幫助解決這個挑戰,Lily開始研究其他成功的社交平台,

以了解它們如何管理負面評論。

Lily的分析發現,成功的社交平台通常採取以下策略:

A.建立一個強大的社區管理團隊,可以迅速處理不當言論。

B.將注意力集中在鼓勵正面交流和有建設性的討論上。

C.提供易於使用的報告系統,使社區成員可以輕鬆地報告不當言論。

Lily與客戶討論了這些策略,然後將上述策略轉成這次社交平台重點聚焦的規格。(這也是設計思考的第二個步驟)


接下來,Lily開始尋找解決方案。他與其他同事談論了這個問題,

發揮創意一起研究了一些解決方案(設計思考第三個步驟)

將其中的三個方案簡單地展示給客戶看,客戶從中挑選了其中一個後

Lily的團隊就將其轉成平台初版,並讓客戶使用(設計思考第四個步驟)

客戶對其中操作介面有不同想法,Lily再調整(設計思考第五個步驟)

在陸續改了四版後,客戶對平台最終成果表示超乎原本期望的好

Lily也發現,確實有辦法達到超乎預期的境界。


Lily在整個過程,運用了設計思考法的五個步驟,分別是:

理解使用者、定義問題、創造解決方案、建立原型和測試。

1.理解使用者:這個步驟是設計思考法最重要的步驟。

  通過與使用者交談和觀察,可以深入了解使用者需求、挑戰和目標。

 

2.定義問題:在這步驟中,設計師用之前了解到的訊息來定義問題。

  幫助設計師確保正確地理解問題,而不是僅僅設法解決表面問題。

 

3.創造解決方案:設計師開始集思廣益,提出許多可能的解決方案。

  這些方案可以是基於觀察和交談獲得的情報,

  也可以是通過創造性思維產生的創新想法。

 

4.建立原型:這個步驟中,設計師開始實現所選擇的最佳解決方案。

  這可能是一個簡單的手繪圖,也可能是一個全功能的電子原型。

 

5.測試:設計師測試原型,以確保它能夠成功解決使用者的問題。

  根據測試結果,設計師可能需要返回到之前的步驟,重新設計原型。

 

這些步驟的目的是幫助設計師從使用者的角度思考,並為使用者創造有意義的體驗。

這種方法可以用於各種設計領域,從產品設計到服務設計,甚至包括建築和城市規劃。

 

設計思考法可以幫助我們從不同的角度看待問題,從而找到更好的解決方案。

通過理解使用者,定義問題,創造解決方案,建立原型和測試,

可以幫助我們從新的角度看待問題,提供創新的解決方案。

通過不斷地學習和實踐,我們可以逐漸熟練地應用這種方法,

並為自己和他人創造更好的未來。

為何問題分析與解決高手都會使用KT法

問題分析與解決KT法,是一種系統化、科學化的問題解決方法,

用以協助團隊和個人釐清問題、搜集相關資訊、

制定解決方案、評估解決效果,進而達成目標。

KT法將問題解決過程分為以下幾個步驟,

也代表管理者四種基本的問題與思考模式


.發生甚麼事? ---評估及澄清---狀況評估à問題定義

首先需要明確定義問題,確定需要解決的問題是什麼。

這有助於明確解決問題的方向和目標,

確保後續的解決方案可以針對問題核心進行。

 

.為甚麼發生? ---成因及效果---問題分析。

接下來需要蒐集和整理相關的資料,

例如問題的發生背景、相關的資料、相關人員的意見和建議等。

通過蒐集和整理資料,可以更深入地了解問題,找出問題的根源,

有助於後續的解決方案的提出。

在蒐集了足夠的資料後,需要對這些資料進行分析。

從多個角度、多個維度來探討問題,找出問題的關鍵因素。


.該採取甚麼行動? ---作選擇---決策分析à方案評估

在分析問題的基礎上,需要開始尋找解決方案。

這個階段需要盡量多方面地想像和探索可能的解決方案,

並進行篩選和比較,最終選擇一個最佳的解決方案。

選擇幾個最有潛力的解決方案,進行評估和比較。

考慮這些解決方案的實現難度、成本、可行性等因素,

選擇一個最佳的解決方案。


.前途如何? ---預料未來---潛在問題與機會分析。

確定最佳的解決方案後,需要進行實施。

這包括制定具體的計劃和時間表、分配責任和資源等。

實施方案後,需要評估成果。檢視問題是否已經解決,

收集使用者的反饋意見,並進行必要的調整和改進。

綜合以上 KT法的四個步驟,形成了一個完整的問題分析和解決流程。

通過遵循這一流程,團隊可以從多個角度來檢視問題,

找到問題的本質和解決方案,提高問題解決的效率。

相信,你也迫不及待想運用KT法來解決問題了。

別再混淆專案範疇和專案品質,看完這篇你一定會知道差異

 

在一個天氣微涼的星期五下午,

辦公室裡有一群空間規劃團隊成員在為下周一的會議做準備。

組長阿翔坐在最前面,他是個踏實謹慎的人,

經常會拿出各種數據和圖表來支持他的觀點。

 

在他的右邊坐著莉莉是個熱情奔放的年輕人,

對於空間規劃這個領域有著無限的熱情和想法。

她對面坐著冷靜理性的曉飛,常會提出實用的建議來幫助團隊解問題。

 

這個團隊正討論一個關於為城市中心新建商場空間規劃的專案。

他們需要考慮如何最大化空間使用效率,

並確保商場的設計符合當地的建築風格和文化。


阿翔拿出了一份草案,開始向團隊介紹他的想法。

他說:「我們的專案範疇是為這個商場進行空間規劃。

我們的目標是確保商場的設計符合當地的建築風格和文化,

並最大化空間使用效率。」

 

莉莉打斷他說:

「我明白了專案範疇,但是你說的專案品質是什麼意思?」

阿翔回答:「專案品質是指我們對於這個專案的期望水平。

我們希望能夠達到高品質,

就是說我們的設計要符合當地的建築風格和文化,

同時也要最大化空間使用效率。」

 

曉飛插嘴道:「我想我們也要考慮到商場的外觀和氛圍。

我們希望能為顧客帶來舒適愉悅的購物體驗。」

阿翔為了讓大家都能理解,又補充道:

「對,專案品質也包括商場的外觀和氛圍。

我們希望能為顧客帶來舒適愉悅的購物體驗。

所以,我們要確保商場的設計既符合當地的建築風格和文化,

又能最大化空間使用效率,並且給人以舒適愉悅的氛圍。

這就是我們對於這個專案的品質期望。」


在接下來的幾天裡,團隊一直在努力地工作,為這個專案做準備。

他們根據當地的建築風格和文化,設計出了多種版本的方案。

但是,在他們的工作過程中,他們也遇到了一些困難。

有的業主對於商場的設計提出了各種不同的要求,

讓團隊很難去滿足每一個人的需求。

同時,他們也遇到了一些技術上的問題,

比如設計中某些空間使用效率不高的問題。

團隊的成員們都感到非常的壓力,

然而他們知道如果沒有解決這些問題,專案的品質就會受到影響。

 

他們相信只要克服這些困難,就能夠達到他們對於這個專案的品質期望。

因此以專案管理手法著手,過程和利害關係人做了非常多次討論,

在陸續地解決了所有的問題,並完成了這個專案。

商場的設計既符合了當地的建築風格和文化,

又最大化了空間使用效率,並給人以舒適愉悅的氛圍。


專案慶功宴時,阿翔對莉莉說:”

在專案管理過程中,專案範疇是指我們對於這個專案的目標和職責;

而專案品質則是指我們對於這個專案的期望水平。

專案範疇和專案品質的差異就像是

你要做的事情的類型和範圍(專案範疇),

及你做的事情的質量水平(專案品質)。

專案範疇指的是專案的任務或目標,也就是專案的范圍。

專案品質指的是專案完成的質量,也就是專案的質素。

專案範疇涵蓋了專案要做什麼,而專案品質則是關於專案是否做得好。

 

要達到高品質,我們必須不斷克服各種挑戰,

並且堅持我們對於這個專案的期望值。

我們才能夠為我們的客戶提供最好的服務和產品。

當專案的利害關係人不斷變更需求時,我們該怎麼接招呢

產品經理宇翔負責開發一款新的行動應用程式。

在開發的過程中,宇翔不斷地與開發團隊和設計團隊溝通,

以確保產品能夠按時完成,並滿足客戶的需求。

然而開發過程,客戶的需求也不斷地發生變化。

有時客戶需要添加新的功能,有時需要刪除一些原本的功能。

而開發團隊和設計團隊也會有自己的建議和意見。

這使得宇翔和他的團隊面臨著很大的壓力和挑戰。


這一天,宇翔接到客戶的來電,說他們需要新增一個新功能,並且希望在兩天內完成。

宇翔知道這個新功能將對產品的設計和開發產生重大影響,需要重新評估時間表和預算。

他立即召集開發和設計團隊進行討論,評估新功能的可行性和影響。

他還與客戶進行深入的溝通,解釋這個新功能的影響和可能的時間延遲。

客戶表示理解並同意延遲交付時間。

宇翔和團隊完成了新功能的開發,並成功地將產品交付給客戶。


當專案的利害關係人不斷變更需求時,

可以採取以下幾個措施來因應及預防:

 

1.確定需求變更的原因:在進行任何變更之前,

需要明確了解為什麼需要進行需求變更。

這可以幫助確定是否需要進行變更,以及變更的範圍和影響。

 

2.建立良好的溝通機制:與利害關係人建立良好的溝通機制非常重要,

包括確定負責人、決策者和溝通渠道。

確保所有人都知道什麼時候可以提出變更請求,

以及變更請求需要通過的流程。

3.設定變更管理程序:建立一個變更管理程序,

確保所有變更請求都被有效地處理。

包括確定變更的影響範圍、評估變更對進度和預算的影響、

確定變更是否可以接受,並相應地更新計畫和時間表。

 

4.開發良好的變更控制流程:

建立敏捷體制的變更控制流程可以幫助每個變更更容易地被管理,

並確保所有變更都被有效地記錄和跟蹤。

這可以包括確定誰有權決定變更是否可以接受、

確定如何審核和批准變更、以及如何實施變更。

 

5.保持靈活性:當利害關係人不斷變更需求時,需要保持靈活性。

確保專案團隊能夠適應變更,並在時間和預算的限制下,盡力滿足客戶的需求。

綜合以上措施,當專案的利害關係人不斷變更需求時,

1.及時和利害關係人進行溝通和討論,了解他們的需求和意見。

2.評估變更的影響和可行性,包括時間、預算和資源等方面。

3.建立良好的溝通和協調機制,確保所有利害關係人的需求得到充分考慮和解決。

4.根據實際情況進行調整和修改,以確保專案能夠按期望完成,

並滿足專案利害關係人的需求。

遇到學員不希望分組、討論、活動時該怎麼安排課程呢?

 

如果課前有學員表示:不希望分組、不希望小組討論、不希望太多活動

這時該怎麼處理?可以怎麼安排課程呢?

今天遇到這位學員從上課前雙手抱胸前

到後來會主動舉手發言,下課積極和組員討論後續方案

最後帶領整組逆轉勝成為冠軍隊伍

這到底是怎麼改變的呢?

 

今天來說明此事情的來龍去脈及處理狀況

1.09:00的課程;我在08:00就到企業

   觀察了一下這位算很資深的學員的狀況

   課程仍然直接以分組方式來進行

   開場前設計了課前學員相互訪談的動作

   這個訪談的題目原本就和課程內容是相呼應的

2.準時開場,上課時特別請學員在訪談過程有聽到特別的部分進行快速分享

   分享後,我一起給回饋;讓學員聽到個多不同學員的想法

3.開場用很快的節奏訂定課程制約及分組

   在沒有給學員任何選擇下直接用分組方式進行接下來動作

   而這位資深同仁因為本來就是管理職, 被選出成為該組組長

4.課程該有的思考都按照課程設計方式進行

   用提問方式誘導每位學員寫出他們可以進行的題目

   到此時可以看到,那位資深同仁的雙手從開場都一直是在抱胸前的狀態

   我知道他還在觀察此課程

5.課程接下來設計了幾個學員常犯的錯誤陷阱

   果然學員在這地方很容易疏忽,這時再系統性給予建議可以怎麼安排會更好時

   學員因為才剛剛掉入陷阱,這時所提醒的大家就會注意聽

   我有注意到這時那位資深學員的手放下來抄筆記了

6. 進入小組討論,讓各組交流,講師用很快方式給予回饋

   我看到那位資深學員開始點頭了

7. 進入第一節下課,下課時我"不經意"的走到這位學員旁邊

    直接叫出他的名字,提出了他在課前提出

   "不希望分組、不希望小組討論、不希望太多活動"的想法

   我表示非常重視他的想法,

   然而,我會以"分組+討論+活動"方式安排課程主要考量及目的

   才剛說第一點,這位學員就直接說了

   "老師,我完全理解且明白,您這樣的安排方式是會幫助學員學習的

   我課前會這樣寫,主要是有上過太多討論,太多活動,太多分組交流的課程

   然而老師並沒有辦法給予很有建設性的回饋,

   變成我們討論完,老師就說很好。這樣對我來說其實沒有學到甚麼...

   說實話,像那樣的課程,我就根本不想聽

   然而老師你的方式不一樣,我有看出來你有設計每個橋段

   這樣一步步會幫助我們理解很多

   而且老師您對我們產業狀況很了解,可以講出很多有重點問題

   這部分就會有幫助。"

8.我聽完後,微笑著對他說"謝謝曉明和我說這些

  (曉明為示意,並非真正的名字)

   從剛課程過程我有發現曉明對很多管理工具及觀念非常熟悉"

   曉明說:"公司大大小小課程我幾乎都上過了,所以很多概念我都學過"

   我點頭表示:"好喔,我們一起來交流;即便學過PDCA

   今天從不同觀點及角度,相信會讓你對PDCA有不同的感受"

  看到 曉明點頭,我停頓了一下,看著曉明,對著曉明說:

  "另外,我有發現曉明是個有影響力的主管,您是這組的組長

   會影響整組學員的學習情緒

   今天課程我需要你的投入,讓整組一起有最佳的學習狀況,好嗎?"

   曉明對著我點頭,和我說:"老師你放心,沒問題。"

9.第二節課,我在做演練前的示範時

   曉明不但主動舉手,還非常有創意的提了很好的想法

   我知道他的結已經打開了


10.課程進行很順利,下午的操作過程,該組學員討論過程有點意見紛歧

   我過去給予建議後,曉明跳了出來,

   和大家義正嚴詞的說:"好,那我們接下來趕快聚焦這個方向,張三負責寫便利貼;李四請你畫圖..."

   這時,我和助教互看了一眼,用眼神微笑表示這組完全不用操心了

11.下午下課時,我看到曉明這組學員都沒有休息

    而是在討論接下來PDCA的策略,在下一階段如何獲得更好的表現

12.最後的發表,曉明讓自己負責最重要的壓軸棒次

   透過和工作的高度連結,將 PDCA運用的恰當好處

   在最後評比分數統計,非常戲劇性的逆轉勝,成為當天的冠軍隊伍

當天下課時,助教詢問我為何這位學員有這麼大的改變

我覺得非常開心,因此將此事進行完整的紀錄

學習諮詢技巧的4大體驗

 6月的學習來到了大中華區"線上版"首班:ATD諮詢技巧證書課

在課程學習過程有4大體驗:

  1.完整的檢核評估     2.清楚的流程架構

  3.厲害的教案設計     4.多元的遠距教學

分別說明如下:

1.完整的檢核評估

課程從自我盤點現有能力開啟

從人際關係,商業敏感度,組織知識,分析技巧,組織能力,領導力等不同面向

找出自我優劣的思考,並從中找出可以進步之處

 

過程中也不斷會有自我檢視過程,譬如“您會如何建立信譽?”

17個選項中,我沒想太多,

非常單純地直接選了“展示最真實的自己!

其實以素顏面對他人,需要的不只是真誠,

還有看到別人不同眼光時的勇氣

產品開發在每個階段都會設定審核點

是否開案,是否要接客戶單,

是否可以進入試產,有沒有條件可以量產...

在每個階段審核點可以避免企業的失敗成本過高

相同道理,諮詢顧問案每個階段也要確認「做還是不做」

避免時間機會成本 變成 只有失敗沉默成本

(對於檢視的技巧,就用PDCA當中的Check三大技巧)

2.清楚的流程架構

5D諮詢模型每個階段要準備那些事項都做了完整提醒

從探索會議、和對方建立關係開始,怎麼達到共識

回饋會議該有哪些議程

這些部分不只運用了精準提問技巧、處理諮詢問題的建議

也提醒我們和對方(客戶或內外部顧問)對談時互相換位思考

蒐集資訊章節提及分析資訊技巧,建立解決方案過程運用專案管理手法

讓我複習在考國際產品管理師及專案管理師這幾張證照的部分內容

加上變革管理、流程改善、問題解決、目標管理、溝通技巧、

風險評估、結構化問題、乃至績效評估的技能...

再再驗證顧問所需要的知識涵養,

須像維京百科資料庫般完整且快速反應

3.厲害的教案設計

用同一個連貫性的個案;貫穿整堂課程的全部階段

遇到敏感資訊時該怎麼面對

在變革過程,遇到來自立場、組織、政治的各種阻力該怎麼處理

進行遠距角色扮演,去模擬真實諮詢的狀況

透過情境演練來包裝學習多種技巧,讓大家直球對決


很幸運和高度涵養的Echo廣瑜老師、優秀的Aaron老師...優秀夥伴共學

HR領域有高度智慧的安婷、經驗豐富的Carol、主動積極的益德處長

教育界的采秀老師經常提出不同想法、

也見識到CoCo執行長總能一邊能多工處理公務

更讓我看到許多年輕朋友DavidJeffery的反應快速

在案例中和共學朋友有機會在線上做更多的交流

 

4.多元的遠距教學

Wally老師線上運課經驗豐富,遠距一樣可以用精采手法進行

不同組玩角色扮演,更讓大家體驗不同立場的想法

由大風吹,可以避免不吹竽的南郭先生混入

訪談不同角色的觀點,真心話vs辯論PK對決

在案例分析中進行扮演不同職位、向CEO報告,這段是我很喜歡的部分

在小組討論的遠距過程;

感謝筆記天王Aaron老師如往常,同時用Evernote完成共筆並無私交流

(真幸運連三堂課一起進修,真是太有福氣了)


各種不同的分組操作;

我們也是情境使用了發散工具或是共用編輯的不同作法

這是遠距課程的附加好處

課程後要如何預測未來的計畫呢?

艾倫凱說的好:"預測未來最好的方法,就是去創造它。"

PDCA做的好;上台準備沒煩惱

佑哥最近有場很重要的演講;和Mr.E討論

"Mr.E 我知道您常有在輔導人演講"

我有看了很多有關上台技巧的文章

自己也有上百次演幾經驗;然而還是想請問一下

針對我這場演講,你會給我甚麼建議呢?


"落實做好PDCA"Mr.E堅定地看著佑哥回答

"PDCA不是用在品質改善方面嗎?"很有常識的佑哥追問

的確戴明博士初步是將PDCA用在品質控制為主

透過:規劃(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act)階段

確保衡量實現的結果和目標趨於一致。

後來大家發現,如果實踐和進步的行動讓每次的目標都能達成。

PDCA就可以應用在各種目標管理;工作改善;流程優化等各方面

佑哥表示:"迫不及待等到切入重點,願聞其詳"

 

Mr.E緩緩道來:

1.首先是計劃Plan階段:

   先思考想要讓聽眾聽到甚麼,

   因為重點不是你講了甚麼,而是聽眾帶走甚麼

   有了想法訴求後,為主題定調

   可用心智圖或便利貼法將各段架構、內容重點、各段聽眾感受寫出來

   如果要讓演講非常有特色;也可以加上精采元素的設計


2.其次是執行Do階段:

   開始寫文稿;然後針對演講時間給予分配

   在這過程要特別注意階段里程碑

    "甚麼是階段里程碑呢?"佑哥表示有在專心聽

    就是從準備;寫稿;練習;上台每個階段設定完成時間及標準

    這樣就很清楚要做到甚麼程度叫做好

    譬如一篇10分鐘演講,文稿有4000個字就一定講太快或講不完;

     可以設定1600~2000字範圍

    練習階段可以設定到不用看稿也能自然講出來


3.再來是檢核Check階段:

   模擬最後驗收的方式

   大考就用模擬試題驗證;比賽就用練習賽方式驗證

   演講可以先用錄音錄音方式,再找人練習上場演練當檢核

   在檢核時除了自我檢核以外,要找客觀的旁觀者才能發掘自己的盲點

   因為每個人都無法看到自己的背影;

   (兩面鏡子的方式;也是檢核的手段)

   透過檢核,可以虛心地找出自己的問題點

   白居易定稿前會找老婆婆,讓大家聽看看是否容易理解

   讓不同層次的人都容易懂,達到真正表達目的

   終成為一代詩王

4. 最後是行動Action階段:

   這裡談的行動Action,和執行Do不同,

   主要是透過檢核Check之後,因為有發現尚有不夠理想之處

   針對缺失進行優化調整改善

   所以PDCA最起碼要做兩輪以上才有效果

   很多人在重要演講前練了上百次都是很正常的

   透過每次練習Do之後,檢核Check狀況,優化調整Action

   練習過程就會發現要再修飾文稿;調整講話方式;演講的技巧

   逐步完善到盡善盡美境界

佑哥聽到這裡說:

"失敗的人才找理由,我要為成功找方法,看來今天我找到好方法了。"


延伸學習:演講該怎麼訂好主題呢?