PDCA做的好;上台準備沒煩惱

佑哥最近有場很重要的演講;和Mr.E討論

"Mr.E 我知道您常有在輔導人演講"

我有看了很多有關上台技巧的文章

自己也有上百次演幾經驗;然而還是想請問一下

針對我這場演講,你會給我甚麼建議呢?


"落實做好PDCA"Mr.E堅定地看著佑哥回答

"PDCA不是用在品質改善方面嗎?"很有常識的佑哥追問

的確戴明博士初步是將PDCA用在品質控制為主

透過:規劃(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act)階段

確保衡量實現的結果和目標趨於一致。

後來大家發現,如果實踐和進步的行動讓每次的目標都能達成。

PDCA就可以應用在各種目標管理;工作改善;流程優化等各方面

佑哥表示:"迫不及待等到切入重點,願聞其詳"

 

Mr.E緩緩道來:

1.首先是計劃Plan階段:

   先思考想要讓聽眾聽到甚麼,

   因為重點不是你講了甚麼,而是聽眾帶走甚麼

   有了想法訴求後,為主題定調

   可用心智圖或便利貼法將各段架構、內容重點、各段聽眾感受寫出來

   如果要讓演講非常有特色;也可以加上精采元素的設計


2.其次是執行Do階段:

   開始寫文稿;然後針對演講時間給予分配

   在這過程要特別注意階段里程碑

    "甚麼是階段里程碑呢?"佑哥表示有在專心聽

    就是從準備;寫稿;練習;上台每個階段設定完成時間及標準

    這樣就很清楚要做到甚麼程度叫做好

    譬如一篇10分鐘演講,文稿有4000個字就一定講太快或講不完;

     可以設定1600~2000字範圍

    練習階段可以設定到不用看稿也能自然講出來


3.再來是檢核Check階段:

   模擬最後驗收的方式

   大考就用模擬試題驗證;比賽就用練習賽方式驗證

   演講可以先用錄音錄音方式,再找人練習上場演練當檢核

   在檢核時除了自我檢核以外,要找客觀的旁觀者才能發掘自己的盲點

   因為每個人都無法看到自己的背影;

   (兩面鏡子的方式;也是檢核的手段)

   透過檢核,可以虛心地找出自己的問題點

   白居易定稿前會找老婆婆,讓大家聽看看是否容易理解

   讓不同層次的人都容易懂,達到真正表達目的

   終成為一代詩王

4. 最後是行動Action階段:

   這裡談的行動Action,和執行Do不同,

   主要是透過檢核Check之後,因為有發現尚有不夠理想之處

   針對缺失進行優化調整改善

   所以PDCA最起碼要做兩輪以上才有效果

   很多人在重要演講前練了上百次都是很正常的

   透過每次練習Do之後,檢核Check狀況,優化調整Action

   練習過程就會發現要再修飾文稿;調整講話方式;演講的技巧

   逐步完善到盡善盡美境界

佑哥聽到這裡說:

"失敗的人才找理由,我要為成功找方法,看來今天我找到好方法了。"


延伸學習:演講該怎麼訂好主題呢?

原來萃取案例的訣竅,沒有想像這麼難

是否有遇過這樣的情境;身邊有朋友因表現特優被選為楷模

結果請教他為什麼這麼優秀時;他不是不願意分享,

而是自己也講不出來成功訣竅是甚麼。

即便有些績優員工在分享會上滔滔不絕;其他同仁只會說好棒棒

然後不知道怎麼複製其成功經驗成為公司的重要資產。


很多主管站在置高點看全貌,

然這在大多的受眾在地表上遇到的問題經常會不一樣

高階分享的經驗對基層員工卻沒有感覺;沒有依需求找到切入點。


很多企業面齡中高階人才退休潮;請這群屆退人才分享過去經驗時

很多人都無法具體說出自己的寶貴經驗。


的確自萃觀點是不容易的;

有時候要透過客觀的他人或教練引導提問才有辦法找到

然而,不論自萃或他萃,有沒有更有系統性的方法呢?


這些問題,在案例萃取的方法論中,就可以找到解法

秉持著終身學習的態度;5月向Wally老師學習"案例萃取"課程

這知識管理的套路;幫助同仁釐清自己也不清楚的成功原因

分析當時事件發生的來龍去脈,再拆解出成功的套路。


舉例來說;要能萃取出高級精油,需要有三個步驟:

1.植物精油萃取-找案例

2.從花果葉提煉-做萃取

3.得純精油製品-變成品


在這快速變化,大家都想快速獲取資訊的時代

這當中三段各自有其價值;也有各自的關鍵;譬如:

如何萃取出抽象的描述;聚焦在有效的行為

將拆解出來的動作變成他人可複製的流程。

怎麼用STAR重新整理案例。

他萃(向他人萃取)需運用精準提問的技術

(除了WhyHowWhat以外的BTC 訪談)


不論自萃或他萃,面對發生過的案例,都有個很重要的復盤技術

這就是將PDCACheck;檢核在執行Do階段;

看有沒有可以複製成行為模式之處,篩選出有價值和沒價值的動作;

並運用ECRS( 消除 合併 重排 簡化)的手法,讓深度萃取更精準

這階段就會進入到PDCAA的步驟,建立出好的套路




藉由此次過程,我重新檢視當初快速開發出桌遊的方式

從我當初如何由自創出學習型桌遊,

到將此設計思考套路轉給家人

能讓小兒自己開發出桌遊的方式


透過有效知識萃取的方法,不論工作技巧或生活專長;

都可運用萃取方式來提升團隊;家庭成員整體的能力

清楚知道如何複製自己或身邊人成功的模式,解決隱性知識問題

讓知識萃取/經驗萃取/實踐萃取的核心-成為有價值的影響力

原來萃取案例的訣竅,沒有想像這麼難