計畫不需要開始就很完美


PDCA以前對我來說是醫院評鑑時才會呈交的表格之一,
四個單字的縮寫都認識(PlanDoCheckAction)
但對真正代表的意思卻是一知半解。


陶育均老師的【PDCA高效工作術】系統化地介紹PDCA工具,
並讓大家在課堂上嘗試實際運用。

原來PDCA是一個接一個的循環(而且做兩輪以上效用較大),
任一個環節出錯,就會使目標不易達成,
需時時檢核是否偏離了目標、檢核點的差異、流程是否能再精進。
PDCA循環一再重啟,解決現在的問題,持續進步,
一步步往將來的願景接近。


我自覺不太會計畫或確實執行(最常講的可能是計畫趕不上變化)。
如果一件事在熱頭上,就會興致勃勃的去做;
如果興趣不大,做事效率就低落⋯⋯

Plan
找目標:分析現況,用SMART原則設定目標。
想因果:從現況中思考,找出影響目標的要素,並做出時間或階段的劃分。
訂方法:擬定策略,進行任務化,排出優先順序。

Do
執行時公開透明,得到更多人支持合作,能提升完成目標的動力。
(例如:執行力不足,常常到最後一刻才繳交心得⋯⋯

Check
上了課才知道C這麼重要。
PDA各階段持續Check,發現偏離時能盡快修正,
並必要時重啟PDCA
計畫不需要一開始就很完美,在每一輪的PDCA中,
一邊行動,一邊檢核,一邊修正。


Action
對於優點,建立標準;對於缺失,改善對策;
環環相扣,延伸運用;機會或命運,防範風險。

PDCA是廣為人知的工具,經過陶育均老師課堂上的舉例說明與實作後,
了解執行細節,才深刻體會PDCA強大的地方。
而老師也不只在工作上徹底執行PDCA
與家人的相處也能用PDCA來拆解。
快快做,快快修正,該好好重新PDCA自己了。

# 陶育均_PDCA高效工作術

除了回顧檢視;用七個問題重新面對新的一年

每年年底的研究室聚會,大家總會從各地回到台北,
一起交流這段時間發生的事
回顧20年前還是活動承辦人的Mr. E
一轉眼成了後面有19屆學弟妹的學長了
在學弟妹輪番敬酒過程,一位學弟阿倫看起來心事重重
Mr. E關心地問:"阿倫,怎麼了嗎?"
阿倫一邊舉著酒杯一邊談到:
"總覺得今年不是很如意,聚會時沒有像其他學長姐這樣大放異彩。"
"學長,這樣說好了,我在公司、工作、家庭、生涯規劃上都有很多目標,到目前一堆都沒有達到,
對了,學長有在教OKR,想請問一下:
針對目標管理;學長會給我們甚麼樣的建議嗎?"

Mr. E舉杯回敬,"阿倫,不敢說給建議,簡單分享交流當然沒問題"
阿倫說:"這就是我現在最需要的。"拉著Mr. E往旁邊沒有人的位置上坐了下來
Mr. E"是不是阿倫給自己目標設定太高了?"
阿倫回:"我覺得問題是不確定訂目標前要思考哪些點,不曉得怎麼規劃較適合"

Mr. E談到:"在年底的時候,是很好的調整時機,我想,
除了回顧檢視以外;可以用七個問題重新面對新的一年。"

"七個問題?學長快說。"對數字特別敏感的阿倫

"一年到了最後幾天,可以先好好的回顧一下這整年的狀況,看看價值及經歷路程之後,更可切中未來的方向
1.今年可以在人生履歷上增加的有甚麼?
  有甚麼是讓自己及身邊的人感受美好的事情?
  (透過回顧一年重點事項來核對有沒有在正確的路上)

2.過往365天裡有沒有遇到甚麼人、事、物、書、電影、價值觀...
   深深地影響了自己,
   被影響了之後,已經或預期會做甚麼樣地改變
  (對於相同價值認同的事物,未來也會是自身所期望朝向的)

3.有沒有甚麼不好的習慣、做法、觀念是必須要調整的
   (如果把自己當要推銷到市場的產品,有甚麼瑕疵是客戶無法接受的)

4.過去一年中有無嘗試過新的挑戰,
   在此冒險過程中,有沒有增加了甚麼經歷
   (不能墨守成規;透過勇於面對風險的能力來檢視自己的屬性)

5.今年遇到的選擇中,有甚麼是很棒的決策;
   有甚麼決策是如果重新來過,會有不同選擇的
   從這當中是否學到甚麼寶貴經驗
   (人生常遇到的難題都在取捨,透過檢視決策來修正後續思路)

6.年初原本所訂的目標有哪些? 
   已達到的目標是靠甚麼方式完成;有沒有辦法也用在其他目標上
   沒有達成的,可能是甚麼原因,後續有甚麼想法呢?
   (找出理想和實際的差異,研擬未來如何解決)

7.期望未來5年實現的夢想是? 邁向此夢想的關鍵點是甚麼?
   思考完後這些問題後,來面對新年,訂出最重要的三個目標。"
  
阿倫聽完後,看著遠方,回神和Mr. E說:
"學長,等明年聚會時,我會讓你知道我這一年的改變!"

一種不斷精進的手法


一種不斷精進的手法 
本文源自:花蓮慈濟醫院 藍陳淯

我剛進職場那年年底,收到主管的信件,
要我完成一頁PPT,上面分為四大格,
寫著PDCA四個大字,那時我求助FB大神,
學長提供我很多資訊,但我跟學長說:
和我的PDCA不一樣(這不是肯德基...打滾ing
後來學企劃、學專案,都不斷的提到PDCA
我知道是一種不斷精進的手法,但有實務運用嗎?

我決定要搞懂它,尤其是看完鬼速PDCA之後,
去年Erica Huang介紹陶育均老師,盼著盼著,
接到了開課通知,迅速報名,終於開課了,

育均老師從生活、工作的實例展開P的序幕,
接著D登場,精彩的CA,很令人驚豔,
一般人或公司,P&D都很強,但都是PDDD...
CA都只是口頭說說,然而育均老師用工具明確化,

最後還用遊戲、圖表總結歸納全面的概念及手法,
其中的手法過去都學過,但有系統的PDCA
首次領教,真是有莫名的興奮啊!

打通任督二脈&各關節的tips

  本文源自:陳羿君 PDCA高效工作術心得


2019為自己安排了一堂燒腦課:
PDCA高效工作術。(Plan Do Check and Action)
會知道PDCA是因爲跟朋友去了書店,她買了本雜誌,
封面就是大大的PDCA,又因為想改進自己的工作效率,
上網搜索後報名了陶老師的課,
課前對PDCA的不熟悉導致要寫課前作業時壓力不小,
但課後發現其實是有幫助的,
知道自己在「時間」及「檢核」這2方面偏弱。

* 課程中接收了很多對我而言是新的東西:
-OKR原來比KPI更適合我現在的環境。
- 先天馬行空的列出因素再分類歸納。(反過來,所以限制了發想)
- 8大圖表不能只知名字,要去瞭解其邏輯,才知道怎麼用,何時用。
- 待辦事項的優先順序你/妳如何決策的?
- 怎麼將方法帶入行動?又怎麼讓你/妳決策行動順序?
- PDCA就是個讓你/妳「把對的事做對」的工具。
* 課程中也讓我重溫重要觀念:
- 脱離舒適圈。
- 風險可以轉成機會。(想當初在上ISO時,也有提到這部分呢)

上完課能更加瞭解及掌握PDCA的發想流程,
陶老師不只將各關節的tips告訴妳,
還透過互動式的學習及團隊合作
讓妳知道不足之處並學習如何截長補短。
如果你/妳對PDCA還在純純(蠢蠢)執行,用得不得心應手,
那ㄧ定要上陶老師的課來打通任督二脈,神清氣爽!


最後,還想提ㄧ個有趣的點:

課堂中提及的電影,我之前看過2次了,
可是老師問的問題都沒有想過,讓我太震驚了,
沒想到是PDCA經典電影,
往後會訓練自己用PDCA留心週遭的人、事及物,
人人可學習,處處是機會。


PDCA高效工作術

年終考績又來到,撰寫自評沒煩惱


今年剛接主管的欣蕙這天特別約了Mr.E
談到每次年底寫考績都很頭痛,無法寫得又全面又完美
今年不但要寫自己的,還要負責影響團隊
因此特別約Mr.E,請教該如何彰顯團隊成效



Mr.E:"年度績效的呈現的確重要,
可以在歲末時強化老闆對你團隊一年來的貢獻
建議可以先找這一年中有參與的任務;
從有主導推動或協助的專案中,
找出對公司有貢獻的實例,創造多少效益去連結。"

"問題就在效益呈現不容易"欣蕙急著補充

Mr.E看著欣蕙後,點頭表示:
"效益的呈現方法:可以思考工作價值對公司的助益,
 比較因團隊的價值改善前後的差異、做了其動作前後影響大小、
 提高公司效率、收斂廠內規格、發掘並解決了甚麼問題...
 提高有效產出、降低庫存、減少浪費、減輕人力或加班、
 減少成本、提高效益、降低哪些風險問題...都可以


欣蕙一邊記著筆記,一邊說:
"太多內容了,我來不及抄
 我還想問,那該怎麼影響我的團隊好好寫出他們的自評呢?"

Mr.E堅定地望著欣蕙:
"真是好主管,這麼為你的團隊做思考。
我一向會提醒團隊,在寫自評時要注意的有以下5點:
1.寫出關鍵字;不寫千字文
自評的首要原則,是縮短「自評」與「他評」的落差,
而他是誰?當然是公司的目標、主管的期待,
要寫的是列出公司給的目標、或主管的期待,證明我們做到的程度。
自評不是一篇作文,隨便自由發揮,愛寫什麼就寫什麼,
可以運用OKR的概念,針對達成我們目標的關鍵目標去解。
了解,連結OKR做出呈現的確是好方法欣蕙說

 Mr.E繼續說:”
2.寫出績效表現;不細列工作內容
很多人的自評,就是列出平日的例行作業內容
這樣的自評內容無法突顯出自己的差異性,考績要打得好也難!
憑良心說如果主管一定很清楚團隊的工作職掌,
所以自評要寫的是績效表現,
說出在做了這些工作內容之後,對公司產生了哪些貢獻。

3.算出具體數字;不寫形容詞
舉凡:有高度敬業精神、工作態度良好、待人親切有禮…
Mr.E吞了一口氣,看著瞪大眼睛的欣蕙後 繼續說:
這些都不用寫,寫了也沒用
形容詞在每個人的腦中,都有不同的主觀認知,缺少客觀的判定。
寫績效表現唯有給數字,才能提供明確的刻度,
特別是和過去同期做成長率的比較,
譬如今年客訴量比去年減少20%,今年的良率提高15%……等。
 欣蕙表示:”有有有,我們團隊今年有成長…”


“4.聚焦「有做好」的部分;不只談「有做過」的部分
自評的目的是突顯個人在工作上的貢獻與價值,
不要只是寫做過哪些工作項目,也不是寫有做到哪些目標而已,
而要寫哪些部分超過公司目標、主管期待,
有做好的部分才會讓人眼睛一亮,改變主管打分數的影響力。
別寫『做過的事』,要寫『做到的事』,更卓越寫『做好的事』,
若還巧妙帶到未來規劃,讓工作有延續性,展現深思熟慮。
會讓老闆認為有為大局著想,是值得栽培的
欣蕙問:”為什麼要寫還沒完成的部分呢?”


Mr.E回應:”這就是我要談到最後一點
5.除著眼過去,也放眼未來
自評除了檢討外,也要看得到前瞻的部分,
運用PDCA手法,自我檢核並強調後續精進改善計畫
讓主管強烈感受到你的企圖及積極性!

因考績看似是在打過去的一年,事實上,
這會和年終獎金連動,會是一個獎勵機制,
目的在獎勵有潛力的夥伴做得更好,而不單純只是獎賞過去做得好,
如能利用自評,讓主管清楚看到在未來會更有貢獻的價值,
相信自然就會更高的評價。"

欣蕙開心地說:
"賺到了,看來我們團隊這樣寫之後,考績呈現會更漂亮喔
領完年終後要好好請您吃一頓了。"


上課激動、課後感動,回到工作立即行動

本文來源:電子業PM 蕭以菁Yi HS
Global standard全球標準
這是今年初在ㄧ本新書上看到的ㄧ個字詞,
這也是促使我因工作出差還硬著頭皮報名的動力。

PDCA最熟悉不過,這是我上課前的自我感覺良好,
上課ㄧ開始、上課中、上課後,
卻是讓我心中ㄧ直哇、哇、哇的讚嘆。

課程節奏輕鬆明快,
意外的收穫是PDCA的運用是專案執行中的靈魂,
而不是在專案過程中的其中ㄧ個環節,可見我先前根本學的不通透,
沒有將PDCA的靈魂內化成骨幹。

很幸運也很榮幸的同一團隊的伙伴安婷、郁珊、俐櫻,
給了我最大的機會,把我即將啟動的ERP條碼導入專案,
做為課程團隊題目,有過課堂上的團隊合作、腦力激盪,
更重要的是育均老師的提點,
更讓我更有信心把專案做的符合團隊的最佳需求與運用。

P-最佳團隊+最大支持(人力+$+可行性目標。
D-目標階段分工、不時確認執行狀況與回饋。
C-把機會點量化做為修正依據、適時激勵團隊。
A-標準化流程的建立,另一個P的開始。
上課心得:上課中激動、上課後感動,回到工作崗位後立即行動。

大大推薦陶老師的PDCA高效工作術課程,受益良多,
也很開心認識有志ㄧ同學習的伙伴。希望能有機會再去上第二次。

從管理電影院中,分享我的深刻體驗

2019年年初有機會參加上了憲哥管理電影院"衝鋒陷陣"的課程
對於管理電影院創造出來的震撼效果感到驚訝
雖然僅半天班,已可窺見其效果之威力
看著謝文憲老師(人稱憲哥)行雲流水的運課...只能說心神嚮往

對於藉由電影呈現的效果這麼好
剛好看到在6月有開放"管理電影院教練班"這樣的學習機會

我當然是不容錯過

學員名單出現時真是令人驚訝
話說我在專簡、說出、講私塾遇到的冠軍,
及分別在這些領域有指導過我的前輩先進們
都一起參加了這堂課程
這重量級的課程對我自是另一種的挑戰

首先面對的是影片及對應課程的選定
我的課程中,在PDCA、時間管理就已有各自的一部影片
因此本想設定在目標管理中挑選一部
挑好了之後,就老實地開始仔細看電影的每個細節,
看的過程一邊思考該如何與課程結合

接下來的過程很有趣,我請教了憲哥挑選電影要注意的重點
憲哥毫無保留地在社團和大家分享
在兼顧影片精彩、版權、教育性等多重考量下
我在看了電影10次後,決定重新換一部電影

覺得,既然花時間了,就該讓自己做更大的挑戰
決心從"沒有人會想到這會是教學"這種角度來挑選電影
這時,離要交件的時間越來越短...
在憲哥每周五中午都會突如其來地丟個問候或提醒
這時我們就會驚慌地面對不完美的狀態
我告訴自己,只要超越自己,按照自己步調進行就好

利用每天的零碎空檔時間碎片化的拼湊成了一些想法
我運用自己擅長的OKR目標管理法,
以教學目標為導向,逆向思考要和學員教甚麼
再將影片的架構拆解,做對應關聯後
對應出可以呈現的幾種可能性

這中間憲哥有一次實際討論的會面
當天我們才知道憲哥剛完成開刀
但憲哥仍在會面當天針對每位給出更好的建議
專業講師的角色果然非凡
更讓我看到一代宗師對於課程的堅持

這時我手上除了有輔導案;有不同產業的課程需求,
又面臨剛買房及處理房事問題的時機
雖然不是第一間房子,但過程中卻也的確花費我非常多時間
於是我就想清楚想給大家的課程主題就是:"問題分析與解決"
透過自身在多重任務重疊下要解決一個個問題
任務的目標設定、問題的因果邏輯、買房決策、乃至流程安排
我相信這會是個人除了PDCA高效工作術以外,另一個解問題的武器
因此也絕對會是一堂有靈魂的課程

P的主題;D的高效執行後,當然要安排C的演練及A的精進
在搬家暫告一段落,就在台北安排了第一次的演練
好友就是在假日時邀請,會願意特地來協助給意見的

由衷感謝湘鈴老師、Irene、誠一、AmyRoya等夥伴的建議
第一次的演練說真的很糟糕阿,
還好我知道PDCA至少要做兩輪
在平日晚上又安排了第二次演練
特別感謝曾會長及會長夫人專程花一個晚上和我討論

就在準備上場的一周前,我最常用的電腦B出了問題
在送修重灌時,我決定同時買一台新電腦C
花了2個晚上將電腦B重安裝,電腦C在上場前3天到

我也決定一起準備好,也花了一個晚上將電腦C安裝到可使用狀態
因各種考量,雖舊電腦A音效常發生問題,我也將其預備著

比賽前一天,我發現剪輯的影片不太順
原來是原始碼的問題,決心將影片重新剪輯
到了下午和湯姆及Irene進行線上演練
晚上再講乙次給湘玲老師聽
聽湘鈴老師說:"整體已非常流暢了"才覺得大致底定

上場當天,我比較早到現場
理所當然地拿出三台電腦各自試了乙次
芋頭很驚訝地看著我的行為,然後拍了這張相片...
猜猜我最後用哪一台呢?
我很清楚"大賽不用新手套"的道理,
然如果已確認按過每一頁,確認過沒有問題呢?
在十足把握下,我最後還是用剛拿到3天的新電腦
這是它的第一次上場撥放簡報,我也相信它會給我帶來好運

上場演練排的順序,很清楚知道我是最後的兩位講者
所以就可以很專心的享受前面的講者分享
不同的講者展現了各自的專長:
危機處理、情緒掌控、溝通、生命、教育、心理、文化、管理...
我實在很佩服每位講者在設計片段的巧思

下午到了16:00,換我上場的課程運作
每分鐘都如同設想的流程
何時出現影片;哪一秒要旁白,甚麼時機要補充說明
學員會在哪裡有疑問,會在哪裡笑,會在哪裡被打臉
都如預期地發生,各階段的設計也一步步地展現出來
完成總結時讓時間剛好到,
當天全班評審+學員給了我平均96.2的分數
我認為這樣的呈現是可對自己交代了

頒獎階段憲哥再次展現其高度臨場爆發力
讓全國最高的朱為民醫師和我演了一段事後看了也會笑的橋段

至於電影教學的手法到底有沒有用呢?
我在9月在某國際企業上 "問題分析解決" 課程時引用管理電影院手法
學員回饋表示教學手法很活,理論實戰具備,
老師非常會掌握氣氛,課程內容受用!
在講師建立充分學習環境、講師表達方式、課程內容有條理易於理解
這幾個項目都拿下:全班學員肯定的5

整體課程滿意度也拿到了5分的滿分

可以有效轉化成實體的技術,肯定就是好的手法
結合電影和教學的"管理電影院"
感謝憲哥讓我徹底學會,也給了我非常好的機會
我想,懂的人就能心神領會~!