當專案的利害關係人不斷變更需求時,我們該怎麼接招呢

產品經理宇翔負責開發一款新的行動應用程式。

在開發的過程中,宇翔不斷地與開發團隊和設計團隊溝通,

以確保產品能夠按時完成,並滿足客戶的需求。

然而開發過程,客戶的需求也不斷地發生變化。

有時客戶需要添加新的功能,有時需要刪除一些原本的功能。

而開發團隊和設計團隊也會有自己的建議和意見。

這使得宇翔和他的團隊面臨著很大的壓力和挑戰。


這一天,宇翔接到客戶的來電,說他們需要新增一個新功能,並且希望在兩天內完成。

宇翔知道這個新功能將對產品的設計和開發產生重大影響,需要重新評估時間表和預算。

他立即召集開發和設計團隊進行討論,評估新功能的可行性和影響。

他還與客戶進行深入的溝通,解釋這個新功能的影響和可能的時間延遲。

客戶表示理解並同意延遲交付時間。

宇翔和團隊完成了新功能的開發,並成功地將產品交付給客戶。


當專案的利害關係人不斷變更需求時,

可以採取以下幾個措施來因應及預防:

 

1.確定需求變更的原因:在進行任何變更之前,

需要明確了解為什麼需要進行需求變更。

這可以幫助確定是否需要進行變更,以及變更的範圍和影響。

 

2.建立良好的溝通機制:與利害關係人建立良好的溝通機制非常重要,

包括確定負責人、決策者和溝通渠道。

確保所有人都知道什麼時候可以提出變更請求,

以及變更請求需要通過的流程。

3.設定變更管理程序:建立一個變更管理程序,

確保所有變更請求都被有效地處理。

包括確定變更的影響範圍、評估變更對進度和預算的影響、

確定變更是否可以接受,並相應地更新計畫和時間表。

 

4.開發良好的變更控制流程:

建立敏捷體制的變更控制流程可以幫助每個變更更容易地被管理,

並確保所有變更都被有效地記錄和跟蹤。

這可以包括確定誰有權決定變更是否可以接受、

確定如何審核和批准變更、以及如何實施變更。

 

5.保持靈活性:當利害關係人不斷變更需求時,需要保持靈活性。

確保專案團隊能夠適應變更,並在時間和預算的限制下,盡力滿足客戶的需求。

綜合以上措施,當專案的利害關係人不斷變更需求時,

1.及時和利害關係人進行溝通和討論,了解他們的需求和意見。

2.評估變更的影響和可行性,包括時間、預算和資源等方面。

3.建立良好的溝通和協調機制,確保所有利害關係人的需求得到充分考慮和解決。

4.根據實際情況進行調整和修改,以確保專案能夠按期望完成,

並滿足專案利害關係人的需求。

遇到學員不希望分組、討論、活動時該怎麼安排課程呢?

 

如果課前有學員表示:不希望分組、不希望小組討論、不希望太多活動

這時該怎麼處理?可以怎麼安排課程呢?

今天遇到這位學員從上課前雙手抱胸前

到後來會主動舉手發言,下課積極和組員討論後續方案

最後帶領整組逆轉勝成為冠軍隊伍

這到底是怎麼改變的呢?

 

今天來說明此事情的來龍去脈及處理狀況

1.09:00的課程;我在08:00就到企業

   觀察了一下這位算很資深的學員的狀況

   課程仍然直接以分組方式來進行

   開場前設計了課前學員相互訪談的動作

   這個訪談的題目原本就和課程內容是相呼應的

2.準時開場,上課時特別請學員在訪談過程有聽到特別的部分進行快速分享

   分享後,我一起給回饋;讓學員聽到個多不同學員的想法

3.開場用很快的節奏訂定課程制約及分組

   在沒有給學員任何選擇下直接用分組方式進行接下來動作

   而這位資深同仁因為本來就是管理職, 被選出成為該組組長

4.課程該有的思考都按照課程設計方式進行

   用提問方式誘導每位學員寫出他們可以進行的題目

   到此時可以看到,那位資深同仁的雙手從開場都一直是在抱胸前的狀態

   我知道他還在觀察此課程

5.課程接下來設計了幾個學員常犯的錯誤陷阱

   果然學員在這地方很容易疏忽,這時再系統性給予建議可以怎麼安排會更好時

   學員因為才剛剛掉入陷阱,這時所提醒的大家就會注意聽

   我有注意到這時那位資深學員的手放下來抄筆記了

6. 進入小組討論,讓各組交流,講師用很快方式給予回饋

   我看到那位資深學員開始點頭了

7. 進入第一節下課,下課時我"不經意"的走到這位學員旁邊

    直接叫出他的名字,提出了他在課前提出

   "不希望分組、不希望小組討論、不希望太多活動"的想法

   我表示非常重視他的想法,

   然而,我會以"分組+討論+活動"方式安排課程主要考量及目的

   才剛說第一點,這位學員就直接說了

   "老師,我完全理解且明白,您這樣的安排方式是會幫助學員學習的

   我課前會這樣寫,主要是有上過太多討論,太多活動,太多分組交流的課程

   然而老師並沒有辦法給予很有建設性的回饋,

   變成我們討論完,老師就說很好。這樣對我來說其實沒有學到甚麼...

   說實話,像那樣的課程,我就根本不想聽

   然而老師你的方式不一樣,我有看出來你有設計每個橋段

   這樣一步步會幫助我們理解很多

   而且老師您對我們產業狀況很了解,可以講出很多有重點問題

   這部分就會有幫助。"

8.我聽完後,微笑著對他說"謝謝曉明和我說這些

  (曉明為示意,並非真正的名字)

   從剛課程過程我有發現曉明對很多管理工具及觀念非常熟悉"

   曉明說:"公司大大小小課程我幾乎都上過了,所以很多概念我都學過"

   我點頭表示:"好喔,我們一起來交流;即便學過PDCA

   今天從不同觀點及角度,相信會讓你對PDCA有不同的感受"

  看到 曉明點頭,我停頓了一下,看著曉明,對著曉明說:

  "另外,我有發現曉明是個有影響力的主管,您是這組的組長

   會影響整組學員的學習情緒

   今天課程我需要你的投入,讓整組一起有最佳的學習狀況,好嗎?"

   曉明對著我點頭,和我說:"老師你放心,沒問題。"

9.第二節課,我在做演練前的示範時

   曉明不但主動舉手,還非常有創意的提了很好的想法

   我知道他的結已經打開了


10.課程進行很順利,下午的操作過程,該組學員討論過程有點意見紛歧

   我過去給予建議後,曉明跳了出來,

   和大家義正嚴詞的說:"好,那我們接下來趕快聚焦這個方向,張三負責寫便利貼;李四請你畫圖..."

   這時,我和助教互看了一眼,用眼神微笑表示這組完全不用操心了

11.下午下課時,我看到曉明這組學員都沒有休息

    而是在討論接下來PDCA的策略,在下一階段如何獲得更好的表現

12.最後的發表,曉明讓自己負責最重要的壓軸棒次

   透過和工作的高度連結,將 PDCA運用的恰當好處

   在最後評比分數統計,非常戲劇性的逆轉勝,成為當天的冠軍隊伍

當天下課時,助教詢問我為何這位學員有這麼大的改變

我覺得非常開心,因此將此事進行完整的紀錄

學習諮詢技巧的4大體驗

 6月的學習來到了大中華區"線上版"首班:ATD諮詢技巧證書課

在課程學習過程有4大體驗:

  1.完整的檢核評估     2.清楚的流程架構

  3.厲害的教案設計     4.多元的遠距教學

分別說明如下:

1.完整的檢核評估

課程從自我盤點現有能力開啟

從人際關係,商業敏感度,組織知識,分析技巧,組織能力,領導力等不同面向

找出自我優劣的思考,並從中找出可以進步之處

 

過程中也不斷會有自我檢視過程,譬如“您會如何建立信譽?”

17個選項中,我沒想太多,

非常單純地直接選了“展示最真實的自己!

其實以素顏面對他人,需要的不只是真誠,

還有看到別人不同眼光時的勇氣

產品開發在每個階段都會設定審核點

是否開案,是否要接客戶單,

是否可以進入試產,有沒有條件可以量產...

在每個階段審核點可以避免企業的失敗成本過高

相同道理,諮詢顧問案每個階段也要確認「做還是不做」

避免時間機會成本 變成 只有失敗沉默成本

(對於檢視的技巧,就用PDCA當中的Check三大技巧)

2.清楚的流程架構

5D諮詢模型每個階段要準備那些事項都做了完整提醒

從探索會議、和對方建立關係開始,怎麼達到共識

回饋會議該有哪些議程

這些部分不只運用了精準提問技巧、處理諮詢問題的建議

也提醒我們和對方(客戶或內外部顧問)對談時互相換位思考

蒐集資訊章節提及分析資訊技巧,建立解決方案過程運用專案管理手法

讓我複習在考國際產品管理師及專案管理師這幾張證照的部分內容

加上變革管理、流程改善、問題解決、目標管理、溝通技巧、

風險評估、結構化問題、乃至績效評估的技能...

再再驗證顧問所需要的知識涵養,

須像維京百科資料庫般完整且快速反應

3.厲害的教案設計

用同一個連貫性的個案;貫穿整堂課程的全部階段

遇到敏感資訊時該怎麼面對

在變革過程,遇到來自立場、組織、政治的各種阻力該怎麼處理

進行遠距角色扮演,去模擬真實諮詢的狀況

透過情境演練來包裝學習多種技巧,讓大家直球對決


很幸運和高度涵養的Echo廣瑜老師、優秀的Aaron老師...優秀夥伴共學

HR領域有高度智慧的安婷、經驗豐富的Carol、主動積極的益德處長

教育界的采秀老師經常提出不同想法、

也見識到CoCo執行長總能一邊能多工處理公務

更讓我看到許多年輕朋友DavidJeffery的反應快速

在案例中和共學朋友有機會在線上做更多的交流

 

4.多元的遠距教學

Wally老師線上運課經驗豐富,遠距一樣可以用精采手法進行

不同組玩角色扮演,更讓大家體驗不同立場的想法

由大風吹,可以避免不吹竽的南郭先生混入

訪談不同角色的觀點,真心話vs辯論PK對決

在案例分析中進行扮演不同職位、向CEO報告,這段是我很喜歡的部分

在小組討論的遠距過程;

感謝筆記天王Aaron老師如往常,同時用Evernote完成共筆並無私交流

(真幸運連三堂課一起進修,真是太有福氣了)


各種不同的分組操作;

我們也是情境使用了發散工具或是共用編輯的不同作法

這是遠距課程的附加好處

課程後要如何預測未來的計畫呢?

艾倫凱說的好:"預測未來最好的方法,就是去創造它。"

PDCA做的好;上台準備沒煩惱

佑哥最近有場很重要的演講;和Mr.E討論

"Mr.E 我知道您常有在輔導人演講"

我有看了很多有關上台技巧的文章

自己也有上百次演幾經驗;然而還是想請問一下

針對我這場演講,你會給我甚麼建議呢?


"落實做好PDCA"Mr.E堅定地看著佑哥回答

"PDCA不是用在品質改善方面嗎?"很有常識的佑哥追問

的確戴明博士初步是將PDCA用在品質控制為主

透過:規劃(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act)階段

確保衡量實現的結果和目標趨於一致。

後來大家發現,如果實踐和進步的行動讓每次的目標都能達成。

PDCA就可以應用在各種目標管理;工作改善;流程優化等各方面

佑哥表示:"迫不及待等到切入重點,願聞其詳"

 

Mr.E緩緩道來:

1.首先是計劃Plan階段:

   先思考想要讓聽眾聽到甚麼,

   因為重點不是你講了甚麼,而是聽眾帶走甚麼

   有了想法訴求後,為主題定調

   可用心智圖或便利貼法將各段架構、內容重點、各段聽眾感受寫出來

   如果要讓演講非常有特色;也可以加上精采元素的設計


2.其次是執行Do階段:

   開始寫文稿;然後針對演講時間給予分配

   在這過程要特別注意階段里程碑

    "甚麼是階段里程碑呢?"佑哥表示有在專心聽

    就是從準備;寫稿;練習;上台每個階段設定完成時間及標準

    這樣就很清楚要做到甚麼程度叫做好

    譬如一篇10分鐘演講,文稿有4000個字就一定講太快或講不完;

     可以設定1600~2000字範圍

    練習階段可以設定到不用看稿也能自然講出來


3.再來是檢核Check階段:

   模擬最後驗收的方式

   大考就用模擬試題驗證;比賽就用練習賽方式驗證

   演講可以先用錄音錄音方式,再找人練習上場演練當檢核

   在檢核時除了自我檢核以外,要找客觀的旁觀者才能發掘自己的盲點

   因為每個人都無法看到自己的背影;

   (兩面鏡子的方式;也是檢核的手段)

   透過檢核,可以虛心地找出自己的問題點

   白居易定稿前會找老婆婆,讓大家聽看看是否容易理解

   讓不同層次的人都容易懂,達到真正表達目的

   終成為一代詩王

4. 最後是行動Action階段:

   這裡談的行動Action,和執行Do不同,

   主要是透過檢核Check之後,因為有發現尚有不夠理想之處

   針對缺失進行優化調整改善

   所以PDCA最起碼要做兩輪以上才有效果

   很多人在重要演講前練了上百次都是很正常的

   透過每次練習Do之後,檢核Check狀況,優化調整Action

   練習過程就會發現要再修飾文稿;調整講話方式;演講的技巧

   逐步完善到盡善盡美境界

佑哥聽到這裡說:

"失敗的人才找理由,我要為成功找方法,看來今天我找到好方法了。"


延伸學習:演講該怎麼訂好主題呢?

原來萃取案例的訣竅,沒有想像這麼難

是否有遇過這樣的情境;身邊有朋友因表現特優被選為楷模

結果請教他為什麼這麼優秀時;他不是不願意分享,

而是自己也講不出來成功訣竅是甚麼。

即便有些績優員工在分享會上滔滔不絕;其他同仁只會說好棒棒

然後不知道怎麼複製其成功經驗成為公司的重要資產。


很多主管站在置高點看全貌,

然這在大多的受眾在地表上遇到的問題經常會不一樣

高階分享的經驗對基層員工卻沒有感覺;沒有依需求找到切入點。


很多企業面齡中高階人才退休潮;請這群屆退人才分享過去經驗時

很多人都無法具體說出自己的寶貴經驗。


的確自萃觀點是不容易的;

有時候要透過客觀的他人或教練引導提問才有辦法找到

然而,不論自萃或他萃,有沒有更有系統性的方法呢?


這些問題,在案例萃取的方法論中,就可以找到解法

秉持著終身學習的態度;5月向Wally老師學習"案例萃取"課程

這知識管理的套路;幫助同仁釐清自己也不清楚的成功原因

分析當時事件發生的來龍去脈,再拆解出成功的套路。


舉例來說;要能萃取出高級精油,需要有三個步驟:

1.植物精油萃取-找案例

2.從花果葉提煉-做萃取

3.得純精油製品-變成品


在這快速變化,大家都想快速獲取資訊的時代

這當中三段各自有其價值;也有各自的關鍵;譬如:

如何萃取出抽象的描述;聚焦在有效的行為

將拆解出來的動作變成他人可複製的流程。

怎麼用STAR重新整理案例。

他萃(向他人萃取)需運用精準提問的技術

(除了WhyHowWhat以外的BTC 訪談)


不論自萃或他萃,面對發生過的案例,都有個很重要的復盤技術

這就是將PDCACheck;檢核在執行Do階段;

看有沒有可以複製成行為模式之處,篩選出有價值和沒價值的動作;

並運用ECRS( 消除 合併 重排 簡化)的手法,讓深度萃取更精準

這階段就會進入到PDCAA的步驟,建立出好的套路




藉由此次過程,我重新檢視當初快速開發出桌遊的方式

從我當初如何由自創出學習型桌遊,

到將此設計思考套路轉給家人

能讓小兒自己開發出桌遊的方式


透過有效知識萃取的方法,不論工作技巧或生活專長;

都可運用萃取方式來提升團隊;家庭成員整體的能力

清楚知道如何複製自己或身邊人成功的模式,解決隱性知識問題

讓知識萃取/經驗萃取/實踐萃取的核心-成為有價值的影響力

原來萃取案例的訣竅,沒有想像這麼難

演講該怎麼訂好主題呢?

 有沒有這種可能,聽眾看了你的主題來決定是否要花時間認真聽下去

主題就顯得非常重要,那麼演講該怎麼訂好主題呢?


訂主題時不只從自己角度,更要考量從聽眾角度,選擇聽眾喜歡的話題

你猜猜看,大多數的聽眾喜歡什麼主題呢?

(1)       要滿足求知慾。

大部分人都對於陌生領域或神秘不可及的事物充滿了探索的慾望,

希望能掌握各類知識,解除內心的迷惘和困惑,

充實和發展自己,這是人類生存的本能需要。

2)刺激好奇心的主題。大家都聽過,好奇心會殺死一隻貓,

所以我們可以通過各類的八卦趣聞、名人軼事、科學幻想、

突發事件、傳說故事經歷等內容,來激發聽眾的好奇心。

美國《連線》雜誌創始人凱文·凱利的一個演講話題是

生活在完全沒有隱私的世界是種什麼體驗?當看到這樣的話題,

會不會有調動起聽眾的好奇心的感覺呢?

3)與聽眾利益息息相關的主題。

當有涉及自己切身利益的事情時,群眾一定會非常關心。

所以舉凡關係到民生基本需求食、衣、住、行、育、樂

乃至未來發展等利益相關的演說必定會受到歡迎。

高明的演說者更會把間接涉及聽眾利益的話題;

轉化為與聽眾直接相關的話題的能力。

4)有關信念和理想的主題。思考一下;

如果沒有探索、沒有理想、沒有事業的生活將是一片空白。

自主以來,人們一直在探索和追求信仰和理想。

因此有關這方面的話題定能吸引許多高層次的聽眾注意。

5)故事或話題性主題。若能在演說中穿插些故事類為主題,

相較平淡無稽、過於嚴肅沉悶的內容,

更能在短時間內提起聽眾的興趣。

當然,這個主題絕對是和講者有關係,講起來切合有感覺的

也容易讓聽眾看到主題就會和講者聯想在一起。

 

選擇主題是個PDCA的篩選過程,可以先發散篩選出你親身經歷的,

再從親身經歷的事件中選擇你熱切想傾訴的,

最後從你想要表達的幾個話題中,再選擇出聽眾最喜歡聽的。

範圍不斷縮小,話題逐步浮出,一步一步篩選,

就會找到自己演講的主題!

總結:給演講確立主題方法

1.親身經歷過的話題

2.熱切想傾訴的話題

3.選聽眾喜歡的話題


延伸學習: PDCA做的好;準備演講沒煩惱